С 1 сентября действует новый порядок расчёта отпускных: что о нём нужно знать
2026-02-21 05:45 Diff
https://skillbox.ru/media/management/s-1-sentyabrya-deystvuet-novyy-poryadok-rascheta-otpusknyh-chto-o-nem-nuzhno-znat/

#статьи

  • 1 сен 2025
  • 0

Расскажем, как сотрудникам увеличить сумму отпускных, а работодателям — избежать штрафов за неполные выплаты по новым правилам.

Кадр: фильм «Похороните меня заживо» / Butcher's Run Films

Автор с экономическим образованием и бухгалтерским бэкграундом. Работает с текстом как с финансовым отчётом: скрупулёзно выверяет структуру, аргументы и детали. Увлекается психологией.

Об изменениях в порядке расчёта отпускных рассказала главный бухгалтер, налоговый консультант и внутренний аудитор, учредитель аутсорсинговой компании ООО «Топ Учёт» Ирина Рек.

С 1 сентября 2025 года в России изменился порядок расчёта отпускных. В этом материале редакции «Управление» Skillbox Media разберём, как будут начислять выплаты, и пошагово рассчитаем отпускные на примере.

Каждый работник, заключивший трудовой договор, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск — обычно 28 календарных дней. Согласно статье 114 ТК РФ, в этот период сотрудник не выполняет трудовые обязанности, но за ним сохраняются должность и средний заработок.

Отпускные — деньги, которые сотрудник получает от работодателя перед уходом в отпуск. Это не прибавка к зарплате и не дополнительный доход, а компенсация за те дни, когда сотрудник не зарабатывает. Сумма отпускных может быть немного больше или меньше оклада, так как их рассчитывают не по числу отработанных дней, а по размеру среднего заработка.

Новый порядок не меняет подход к расчёту отпускных, но уточняет некоторые детали. Перечислим ключевые изменения.

Учёт премий и денежных поощрений. В базу для исчисления отпускных по новому порядку теперь включают все виды премий и стимулирующих выплат, которые документально закреплены в системе оплаты труда. Учитывают квартальные, годовые и даже разовые премии, если они зафиксированы в допсоглашении, коллективном договоре или локальных нормативных актах компании, например в положении о премировании, — в соответствии со статьёй 135 ТК РФ.

Учёт сверхурочных и доплат за совмещение должностей. Доплаты за сверхурочную работу и совмещение должностей теперь включают в расчёт отпускных в полном объёме.

Учёт материальной помощи свыше 4 тысяч рублей. Если матпомощь носит систематический характер и закреплена в трудовом или коллективном договоре как часть оплаты труда, её включают в расчёт. Например, ежегодную материальную помощь к отпуску учитывают в среднем заработке.

Новый коэффициент индексации (КИ). При повышении окладов применяют не усреднённый по организации КИ, а индивидуальный для каждого сотрудника. Подробнее об этом расскажем ниже.

В новом постановлении порядок расчёта отпускных изменён не полностью. Ключевые положения останутся прежними.

Расчётный период составляет 12 календарных месяцев перед отпуском, следует из пункта 4 ПП №540. Например, если сотрудник уходит в отпуск в ноябре 2025 года, расчётным периодом будет интервал с 1 ноября 2024 года по 31 октября 2025 года.

Перечень исключаемых выплат. В базу для исчисления среднего заработка не включают периоды отсутствия на работе и связанные с ними выплаты: командировки, государственные пособия, больничные, предыдущие отпуска, дополнительные оплачиваемые выходные по уходу за детьми-инвалидами. оплачиваемые простои.

Также в расчётном периоде не учитывают выплаты социального характера, например разовую материальную помощь, компенсацию стоимости жилья, проезда и обедов.

Требования к срокам выплат. Отпускные перечисляют не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска — в соответствии со статьёй 136 ТК РФ. То есть, если отпуск начинается в понедельник, отпускные должны быть перечислены не позднее четверга, предшествующего этому отпуску. Если деньги переведут в пятницу, это уже будет считаться нарушением.

Если работодатель не перечислил отпускные вовремя, сотрудник вправе требовать компенсацию за задержку — минимум 1/150 ключевой ставки ЦБ от задержанной суммы за каждый день просрочки, согласно статье 236 ТК РФ.

Формулы расчёта отпускных и среднего дневного заработка тоже не меняются. Ниже расскажем, как ими пользоваться.

Чтобы рассчитать отпускные, нужно воспользоваться формулой:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

Если сотрудник полностью отработал расчётный период, средний дневной заработок (СДЗ) вычисляют по формуле:

СДЗ = (Зарплата + Все учтённые выплаты за 12 месяцев) / 12 / 29,3

Коэффициент 29,3 — это фиксированная величина, предусмотренная статьёй 139 ТК РФ и пунктом 10 ПП №540. Этот коэффициент показывает среднее количество дней в месяце за вычетом официальных государственных праздников. Его вычисляют так: (365 дней − 14 праздничных дней в году) / 12 месяцев.

Если сотрудник отработал расчётный период не полностью (например, был на больничном), для вычисления СДЗ используют другую формулу:

СДЗ =
Общая сумма выплат за расчётный период / Количество отработанных дней

Разберёмся на примере. Сотрудница отдела кадров Иванова И. С. уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 22 сентября по 5 октября 2025 года включительно.

Следует учесть, что:

  • До конца 2024 года её оклад составлял 55 тысяч рублей. В январе 2025 оклад Ивановой И. С. увеличили до 60 тысяч рублей.
  • В марте 2025 года сотруднице выплатили годовую премию — 55 тысяч рублей.
  • С 3 по 12 февраля 2025 года сотрудница находилась на больничном.
  • В мае 2025 года она получила разовую материальную помощь — 4 тысячи рублей.

Сначала определяем расчётный период и количество отработанных дней. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед отпуском. В нашем примере это сентябрь 2024 года — август 2025 года.

Согласно статье 121 ТК РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск, включают дни, когда сотрудник находился на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Также при подсчёте стажа учитывают периоды, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялось рабочее место, например выходные и праздники.

В расчёт не входят дни, когда работник отсутствовал на работе. Также исключают выплаты, которые были начислены за эти дни.

Чтобы вычислить количество отработанных дней, используют формулу:

Количество отработанных дней = 29,3 × Количество месяцев, отработанных полностью + Количество дней в не полностью отработанных месяцах

Чтобы посчитать количество дней в не полностью отработанном месяце, используют формулу:

Количество дней в не полностью отработанном месяце = (Календарные дни в месяце − неотработанные дни) / Календарные дни в месяце × 29,3

Рассчитаем, сколько дней фактически отработала Иванова И. С. за расчётный период с учётом того, что в феврале она была на больничном:

Количество отработанных дней в феврале = (28 − 10) / 28 × 29,3 = 18,84 дня.

Теперь подсчитаем количество отработанных дней за расчётный период: 29,3 × 11 + 18,84 = 341,14 дня.

Теперь вычисляем доход за расчётный период. В январе 2025 года в организации индексировали оклады, поэтому необходимо скорректировать выплаты до даты повышения, то есть в период с сентября по декабрь 2024 года. Для этого посчитаем коэффициент индексации.

Коэффициент индексации вычисляют по формуле:

КИ = Новый оклад / Старый оклад

60 000 / 55 000 = 1,0909

Зарплата с учётом индексации (сентябрь — декабрь): 55 000 × 1,0909 × 4 = 239 998 рублей.

Зарплата за январь — август 2025 года: 8 месяцев × оклад 60 000 рублей = 480 000 рублей.

С января индексация уже учтена в окладе, поэтому сумму не корректируем.

Также в расчёт включают годовую премию, выплаченную в марте, — 55 тысяч рублей, но не включают разовую материальную помощь за май — 4 тысячи рублей.

Итоговая сумма выплат за расчётный период = 239 998 + 480 000 + 55 000 = 774 998 рублей.

Теперь рассчитываем средний дневной заработок (СДЗ) и сумму отпускных. Сотрудница отработала 341,14 дня, за которые ей перечислили 774 998 рублей.

СДЗ: 774 998 / 341,14 = 2271,79 рубля. Сумма отпускных за 14 дней: 2271,79 × 14 = 31 805,06 рубля.

Сумма отпускных зависит от дохода и периода, когда работник хочет взять отпуск. Есть четыре способа увеличить выплаты.

Увеличить количество дней в расчётном периоде. Выбрать даты ежегодного отпуска таким образом, чтобы в расчётном периоде не было неоплачиваемых отпусков и больничных.

Увеличить общий доход. Взять подработку в своей компании. Например, занять вторую должность и получить доплату за совмещение или работать сверхурочно в течение 2–3 месяцев перед отпуском.

Повысить средний заработок. Взять отпуск после повышения оклада или после значительных выплат: годовых, квартальных премий. Например, если зарплата сотрудника составляет 50 тысяч рублей в месяц и ему выплатили годовую премию в размере 100 тысяч рублей, то его отпускные за 14 дней отпуска вырастут приблизительно на 8,3 тысячи рублей.

Дробить отпуск. Разделить отпуск на части, чтобы захватить месяцы с высокими доходами. Но учтите, что, согласно статье 125 ТК РФ, одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней подряд.

Рассмотрим нюансы расчёта отпускных в типичных ситуациях.

Частые больничные или декрет. Согласно пункту 5 ПП №540, из расчётной базы нужно исключить периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и выплаты за них, что снижает сумму отпускных. Например, если у сотрудницы до выхода из отпуска по уходу за ребёнком была долгая больничная история, в расчётный период попадут низкодоходные месяцы, что снизит сумму отпускных.

Нет заработка в расчётном периоде, но были доходы за предыдущий год. Если отработанные дни и выплаты за них полностью отсутствуют в расчётном периоде, то в соответствии с пунктом 6 ПП №540 его заменяют на предыдущие 12 месяцев, во время которых доход был. Например, сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком, но до выхода в декрет работала, — берём эти 12 месяцев для расчёта.

Вахтовый и сменный график. Для этих категорий формула отличается от стандартного метода. По старым правилам при расчёте отпускных для сменных бригад и вахтовиков учитывали фактически отработанные часы, а теперь используют усреднённый показатель.

Формула среднечасового заработка (СЧЗ) не изменилась. Но итоговый расчёт отпускных для вахтовиков теперь ведут через среднее количество рабочих часов в месяце — например, 164 часа в месяц при 40-часовой рабочей неделе.

Формула для расчёта среднечасового заработка (СЧЗ) выглядит так:

СЧЗ = Общая сумма выплат за 12 месяцев / Фактически отработанные часы за тот же период

Отпускные для вахтовиков рассчитывают по формуле:

Отпускные = СЧЗ × Среднее количество рабочих часов в месяце × (Дни отпуска / 8)

Дистанционная работа с гибким графиком. Если удалённому сотруднику назначили оклад, отпускные считают по стандартной схеме — с применением коэффициента 29,3.

Даже если удалёнщик на неполной ставке выполняет за четыре часа больший объём работы, чем коллега в офисе за полный рабочий день, его отпускные всё равно рассчитывают на основе среднего заработка, сниженного из-за сокращённого графика. Законодательство не учитывает интенсивность труда: высокий КПД удалёнщика не увеличит выплаты.

Чтобы не допустить ошибок в расчёте отпускных по новым правилам, бухгалтерам необходимо подготовиться к изменениям.

Обновить документацию. Необходимо зафиксировать в трудовых договорах или дополнительных соглашениях виды премий, их размер и сроки выплат. Также нужно внести правки в локальные нормативные акты (ЛНА) и закрепить в них порядок индексации окладов.

Внести изменения в учётные программы. В бухгалтерских программах необходимо настроить автоматическое исключение выплат, начисленных за периоды отсутствия сотрудников, а также внедрить обновлённые алгоритмы расчёта средней заработной платы и итоговых сумм к выплате.

Провести аудит расчётов. Необходимо перепроверить все выплаты за 2024–2025 годы и исправить ошибки.

Подключить тайм-трекеры или CRM-системы для точного учёта рабочего времени (опционально).

Для каждого формата занятости можно использовать разные инструменты:

  • Для дистанционных сотрудников — электронные табели с фиксацией подключений к рабочим системам и CRM. Табели можно вести в программах «1С:ЗУП», SAP HR, Toggl, «Яндекс Трекер» и других.
  • Для работников со сменным графиком — системы контроля доступа (Perco, ZKTeco) или мобильные приложения для поминутной фиксации смен.
  • Для фрилансеров, работающих по ГПХ с условием о предоставлении отпуска, — CRM-системы Jira, Asana, Trello с фиксацией сроков выполнения задач. Если фрилансер работает по системе почасовой оплаты, используют данные тайм-трекеров — например, Harvest, Clockify.

Если компания проигнорирует новые правила расчёта, отпускные могут быть начислены неверно и выплачены не в полном объёме.

В соответствии с пунктом 6 статьи 5.27 КоАП РФ за неполную выплату отпускных могут оштрафовать: должностных лиц — на 10–20 тысяч рублей, ИП — на 1–5 тысяч рублей, юридическое лицо — на 30–50 тысяч рублей. При повторном правонарушении штрафы увеличиваются.

  • Каждый сотрудник имеет право на оплачиваемый отпуск — обычно 28 дней, за которые он получает отпускные. С 1 сентября 2025 года начинает действовать новый порядок их расчёта: при нём учитывают премии (в том числе разовые, если они закреплены документально), доплаты за переработки и совмещение, а также регулярную матпомощь. Кроме того, вводится индивидуальный коэффициент индексации при повышении окладов.
  • Основные правила расчёта отпускных остаются прежними: формулы расчёта среднего заработка не меняются, а больничные, командировки и соцвыплаты вроде разовой помощи или компенсации питания в расчёт не входят. Работодатель обязан перечислить отпускные не позднее чем за три дня до начала отдыха, иначе придётся выплатить компенсацию за задержку.
  • Размер отпускных зависит от дохода и времени ухода в отпуск. Увеличить выплаты можно четырьмя способами: взять отпуск в период без больничных и неоплачиваемых дней, повысить доход за счёт подработки или переработок, оформить отпуск после повышения оклада или получения крупных премий, а также разделить отпуск так, чтобы он пришёлся на месяцы с высокими заработками.
  • Чтобы правильно считать отпускные по новым правилам, компаниям нужно заранее подготовиться: обновить договоры и внутренние документы, настроить бухгалтерские программы в соответствии с новыми алгоритмами, проверить выплаты за прошлые годы и при желании внедрить точный учёт рабочего времени с помощью тайм-трекеров.

Как узнать больше о бухгалтерском учёте

Эти материалы Skillbox Media могут быть вам полезны


Как стать бухгалтером: первый шаг к работе из дома с высокой зарплатой

Вы поработаете с бухгалтерской отчётностью компании, разберётесь в финансовом менеджменте, освоите «1C» и Excel. Напишете сопроводительное письмо, которое сможет привлечь клиентов и работодателей.

Пройти бесплатно

Курс с трудоустройством: «Профессия Бухгалтер» Узнать больше