Кто такой кадровик и почему он нужен большинству компаний со штатом сотрудников
2026-02-21 18:32 Diff
https://skillbox.ru/media/management/kto-takoy-kadrovik-i-pochemu-on-nuzhen-bolshinstvu-kompaniy-so-shtatom-sotrudnikov/

#статьи

  • 28 июл 2023
  • 0

Кто такой кадровик и почему он нужен большинству компаний со штатом сотрудников

С должности кадровика можно начать карьеру в HR. Рассказываем, кому подойдёт профессия и как стартовать в ней с нуля.

Кадр: фильм «Предел риска» / Lionsgate

Действующий карьерный и личностный коуч, магистр социологии. Работала в нескольких IT‑компаниях.

Специалист по кадрам — одна из самых востребованных профессий. Кадровик есть практически в каждой компании, в которой есть штат сотрудников. Только на HeadHunter представлено более 38 тысяч вакансий для кадровиков.

В этом материале Skillbox Media рассказываем о профессии и о том, как начать по ней работать.

Кадровик — специалист, который занимается кадровым учётом. Он оформляет документы, связанные с сотрудниками, и передаёт отчётность в органы. Кадровик нужен большинству компаний, в которых есть сотрудники.

Кадровик — распространённое упрощённое название профессии. Должности кадровиков называются по-разному — например, «специалист по кадрам», «инспектор по кадрам» или «специалист по кадровому делопроизводству».

Специалист по кадрам отвечает за всё, что связано с кадровым учётом. Например, оформляет приём сотрудников в штат, ведёт табель рабочего времени, готовит документы для сотрудников, взявших отпуск. Подробнее о его задачах говорим ниже.

Кадровый учёт нужен любому бизнесу, в котором есть хотя бы один штатный сотрудник. По закону кадровый учёт должны вести все компании и индивидуальные предприниматели. Если не делать этого или делать неправильно, бизнес может получить штраф до 500 тысяч рублей.

В разных компаниях задачи кадрового учёта решают разные люди. Всё зависит от размера и особенностей работы организации. Чтобы понять, как организуют кадровый учёт в компаниях, сначала нужно разобраться, как устроено HR.

HR — управление персоналом. Это большая отрасль, в которой помимо кадрового учёта есть и другие функции:

  • рекрутмента — поиска и найма сотрудников;
  • адаптации — помощи новым сотрудникам;
  • компенсаций и льгот — работы с системой мотивации сотрудников;
  • обучения и развития — обучения сотрудников тому, что нужно им для работы;
  • оценки и развития — выращивания профессионалов внутри компаний.

В крупных компаниях обычно есть HR-департамент или HR-отдел, и разные HR-функции выполняют разные люди. Такие компании нанимают отдельных специалистов по кадрам и поручают им только кадровое делопроизводство.

В небольших компаниях большинство HR-функций передают одному человеку — HR-менеджеру. Или формируют отдел кадров, сотрудники которого отвечают только за кадровый учёт, а другие HR-функции передают одному специалисту. Также компания может нанять только специалиста по кадрам и предложить ему периодически заниматься, например, рекрутментом.

То есть специалисты по кадровому учёту могут работать в любых компаниях. Но чаще всего они нужны бизнесу, в котором занято много сотрудников.

Сначала перечислим основные задачи специалиста по кадрам. Потом расскажем о том, как набор задач может различаться в разных компаниях.

Вот задачи, с которыми кадровики сталкиваются чаще всего:

  • Оформление сотрудников в штат. Оно требует подготовки трудового договора, должностной инструкции, дополнительных соглашений, приказов и других документов. Специалист по кадрам готовит документы и для любых других кадровых событий — например, перевода в другой департамент или увольнения.
  • Ведение кадрового учёта. Это большой объём бумажной работы: оформление отпускных для сотрудников, составление штатного расписания, подготовка карточек и личных дел сотрудников, ведение и хранение трудовых книжек и многое другое.
  • Выдача справок или документов сотрудникам. Например, кадровики делают справки о доходах, копии или выписки из приказа о приёме на работу либо переводе, копии или выписки из трудовой книжки.
  • Передача данных для материального поощрения сотрудников. С помощью табеля рабочего времени специалист формирует и передаёт бухгалтеру информацию о количестве отработанных часов, оформляет документы о премировании сотрудников.
  • Подготовка документов для развития сотрудников. Например, кадровик готовит пакет документов для обучения или профессиональной переподготовки.
  • Составление отчётности. Специалист по кадрам формирует отчёты и передаёт их в Федеральную налоговую службу, Социальный фонд России, Фонд социальной защиты населения, Федеральную миграционную службы, Росстат. Например, в ФНС нужно отправлять заявления и уведомления о начислении, удержании и перечислении налогов и сборов, декларации о доходах сотрудников.

Кроме того, специалисты по кадрам консультируют сотрудников. Например, если сотрудник сменил фамилию, говорят, что ему нужно сделать, чтобы правильно оформить кадровые документы.

Обязанности специалиста по кадрам в одной из вакансий
Скриншот: HeadHunter / Skillbox Media

В крупных компаниях кадровики могут заниматься не всеми, а одним или частью направлений кадрового учёта. Например, работать только с отчётностью для государственных и надзорных органов.

В средних компаниях кадровики обычно выполняют все перечисленные выше задачи. В микробизнесе с 10–15 сотрудниками инспектор по кадрам может также заниматься бухгалтерским учётом, юридическими вопросами и охраной труда. Поэтому в кадровый учёт могут переходить специалисты из этих областей — и наоборот.

Специалист по кадрам должен знать Трудовой кодекс РФ и принципы кадрового делопроизводства (КДП). Также желательно разбираться в вопросах трудовой дисциплины и быть коммуникабельным.

Знание Трудового кодекса РФ и принципов кадрового делопроизводства — самое распространённое требование работодателей. Кадровик должен знать:

  • какие документы нужны для ведения кадрового учёта и когда их нужно оформлять;
  • откуда можно брать шаблоны для подготовки кадровых документов;
  • в какой срок и куда нужно передавать документы.

Если специалист не знает этого, он может тратить много времени на изучение законодательства — или ошибиться, и тогда компанию могут оштрафовать.

Разбираться в правилах трудовой дисциплины кадровику нужно, чтобы помогать руководителям воздействовать на нарушителей. Например, оформлять замечания или выговоры, а в крайних случаях — увольнять ненадёжных сотрудников.

Коммуникабельность важна, потому что специалист по кадрам много взаимодействует с людьми. Например, общается с сотрудниками по вопросам оформления документов. Сотрудники обычно не разбираются в кадровых вопросах, поэтому кадровик должен уметь доносить до них сложную информацию простым языком.

Специалист по кадрам использует унифицированные формы и шаблоны документов, а также специальные сервисы.

Унифицированные формы и шаблоны служат основой для составления документов. Кадровик должен уметь работать с формами следующих приказов:

  • о приёме работника на работу — форма Т-1;
  • о переводе работника на другую работу — форма Т-5;
  • о предоставлении отпуска работнику — форма Т-6;
  • о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) — форма Т-8;
  • о направлении работника в командировку — форма Т-9;
  • о поощрении работника — форма Т-11.

Кроме того, есть множество других форм и шаблонов — например, для штатного расписания существует унифицированная форма Т-3. Для некоторых документов форм нет: кадровик составляет их по образцам, руководствуясь требованиями законодательства.

Специальные сервисы автоматизируют и упрощают кадровый учёт. Например, с их помощью можно автоматически рассчитывать показатели по сотрудникам, формировать отчётность для государственных органов и создавать документы кадрового учёта. Вот несколько примеров сервисов для кадровиков: «1С: ЗУП», «БухСофт: зарплата и кадры», «Кадры Плюс», «Сотрудники предприятия», SAP HCM, Microsoft Dynamics NAV.

Кроме того, специалист по кадрам должен уметь пользоваться табличными редакторами Excel и «Google Таблицы». Их используют для составления отчётов, хранения данных, кадровых операций.

В зависимости от того, какой способ ведения документации выбрала компания, кадровику могут понадобиться навыки работы с другими инструментами. Например, с журналами — журналом регистрации трудовых договоров, книгой учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журналом учёта личных карточек.

Зарплата кадровика зависит от региона, опыта работы, навыков. Мы рассмотрим зарплаты новичков, опытных специалистов и поговорим о перспективах.

Новички могут рассчитывать на зарплату от 30 тысяч рублей в регионах. В Москве минимальная зарплата выше — в среднем новички получают 50 тысяч рублей. Столько готовы платить тем, кто умеет работать с пакетом программ Microsoft Office и быстро искать информацию, знает законодательство или может разобраться в нём.

Вакансия для новичка — от претендента даже не требуют знать трудовое законодательство
Скриншот: HeadHunter / Skillbox Media

Опытным специалистам по кадрам в регионах готовы платить до 80 тысяч рублей. В Москве им платят до 160 тысяч рублей. Зарплата часто зависит от того, сколько задач берёт на себя специалист.

Требований к опытным специалистам больше — они должны знать Трудовой кодекс РФ, уметь работать в профильных программах и вести кадровый учёт.

Пример вакансии для опытного специалиста по кадрам
Скриншот: HeadHunter / Skillbox Media

Уже после 1–3 лет работы специалист по кадрам может стать руководителем отдела кадров или главным специалистом по кадровому делопроизводству. Зарплаты руководителей и главных специалистов в Москве начинаются в среднем от 150 тысяч рублей.

Кроме того, кадровик может уйти в другое направление HR — рекрутмент, адаптацию, обучение и развитие. Или в смежные отделы — в отдел охраны труда, юридический или бухгалтерский отделы.

Чтобы двигаться по карьерной лестнице, нужно освоить недостающие навыки. Например, претендентам на должность руководителя отдела стоит освоить менеджмент. Сделать это можно на курсах или программах по повышению квалификации.

Стандартный способ входа в профессию — устроиться на позицию стажёра или пройти курсы. Также можно получить образование, но это не обязательно. Рассмотрим каждый вариант подробнее.

Найти работу можно и без профильного образования, но оно важно для карьерного роста. Некоторые работодатели готовы назначать на должности руководителей или старших специалистов только тех, у кого есть высшее образование.

В требованиях к некоторым вакансиям не говорят о необходимости высшего образования
Скриншот: HeadHunter / Skillbox Media

Профильное образование для кадровика — «Управление персоналом». Эти программы обычно относятся к факультетам «Экономика» или «Экономика и управление». Также начать работать по профессии можно с образованием по направлениям «Психология», «Социология», «Юриспруденция».

Обучение в вузе длится минимум четыре года. На очной форме уделяют много внимания теории, а заочная позволяет совмещать обучение с работой и получать опыт, который важен не меньше знаний.

Старт с позиции стажёра, ассистента или младшего специалиста по кадрам — самый простой способ начать работать по профессии. Новичкам платят мало, но они получают практический опыт, а когда осваивают необходимые навыки, занимают должность специалиста по кадрам.

Многие компании нанимают людей без опыта и специфических знаний, чтобы обучить их. Но найти работу будет проще, если есть опыт в HR, бухгалтерии, юриспруденции. Кроме того, с релевантным опытом можно претендовать на более высокую зарплату.

Вакансия для помощника специалиста по кадрам: в ней ожидают, что у соискателя будут необходимые навыки
Скриншот: HeadHunter / Skillbox Media

Профильные курсы могут дать новичку и необходимую теорию, и опыт. Главное — выбирать программу, на которой преподают практики, есть обратная связь и практические задачи.

Курсы занимают меньше времени, чем обучение в вузе. После них можно претендовать на позицию специалиста по кадрам или HR-менеджера с зарплатой выше, чем у стажёра.

Учат ли специалистов по кадрам в Skillbox? Да, в Skillbox есть программа «Менеджер по работе с персоналом». На ней учат не только разбираться в трудовом законодательстве и вести кадровый учёт, но и решать другие задачи в HR:

  • подбирать кандидатов и проводить с ними собеседования;
  • помогать новым сотрудникам адаптироваться;
  • обучать и развивать персонал;
  • формировать ценности компании и корпоративную культуру;
  • использовать HR-аналитику для совершенствования процессов.

Теоретические знания на курсе закрепляют в практических работах. Работы проверяют эксперты — практикующие HR-консультанты и руководители.

После курса можно устроиться на позицию специалиста по кадрам или претендовать на должность HR-менеджера.

  • Кадровик, или специалист по кадрам, — специалист, который отвечает за кадровый учёт. В основном он работает с документами: оформляет приём на работу и увольнение, выдаёт справки, ведёт табель учёта рабочего времени, готовит инструкции, сдаёт отчётность в госорганы.
  • Чтобы работать с кадровым учётом, нужно знать трудовое законодательство, уметь использовать шаблоны документов и работать в специальных сервисах, таких как «1C: ЗУП». Также кадровику пригодятся коммуникабельность и знание трудовой дисциплины.
  • Зарплата новичка начинается от 30 тысяч рублей. Опытные специалисты по кадрам могут получать 160 тысяч рублей и даже больше, если построят карьеру.
  • Начать работать можно на позиции стажёра или получив образование. Высшее образование не обязательно, но иногда оно даёт преимущество при приёме на работу. Обучение на курсах позволяет освоить и теорию, и практические навыки.
  • В Skillbox Media есть гайд о кадровом учёте для погружения в тему. Прочитайте его, чтобы узнать о том, как устроено кадровое делопроизводство в разных компаниях, какие документы нужно оформлять, когда и куда их передавать.
  • Если интересуетесь HR, прочитайте эту статью об управлении персоналом. Разобрались в ней, кто отвечает за разные HR-функции, кто работает в HR-службе и как оценивают её эффективность.
  • Возможно, вам будет интересен обзор профессии HR-менеджера. Рассказали в нём, каким компаниям нужен HR-менеджер, может ли он брать заказы на фрилансе и сколько он зарабатывает.
  • Курс Skillbox «HR-симулятор: полное погружение в профессию» подойдёт тем, кто хочет начать карьеру в управлении персоналом. В программе есть все направления работы HR — от кадрового учёта до HR-аналитики. После обучения можно претендовать на любую должность в HR-департаменте.
  • Также в Skillbox есть курс «Менеджер по работе с персоналом» для тех, кто хочет освоить профессию с нуля. На курсе есть не только теория и практические задания, но и и стажировка. В течение 40 дней сотрудники отдела рекрутмента Skillbox будут погружать пользователей в процесс поиска сотрудников — от составления заявки на подбор до подготовки и презентации оффера. Участники курса получат вознаграждение в 30 тысяч рублей за каждую закрытую вакансию, а в конце стажировки Skillbox предоставит им рекомендации для работодателей.
Курс с трудоустройством: «Менеджер по работе с персоналом» Узнать о курсе