Что делать, когда постоянно прилетают срочные и горящие задачи
2026-02-21 23:15 Diff
https://skillbox.ru/media/marketing/chto-delat-kogda-postoyanno-priletayut-srochnye-i-goryaschie-zadachi/

#статьи

  • 25 фев 2025
  • 0

Что делать, когда постоянно прилетают срочные и горящие задачи

Игнорировать или сразу бежать делать? Ищем золотую середину.

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Пишет тексты самостоятельно вместо того, чтобы создавать машину, которая смогла бы писать за неё. Сопротивляется пустоте и цифровому рабству.

Мы запустили рубрику «Спроси у редакции». Вы задаёте вопрос или рассказываете о ситуации — мы на него отвечаем или даём совет, как поступить. Пишите письма на marketing.media@skillbox.ru.

Недавно мы получили такой вопрос: «На работе постоянно прилетают внезапные и очень срочные задачи — иногда мелкие, иногда большие. Это очень бесит и мешает сосредоточиться на основных делах. Что делать? Игнорировать их я тоже не могу».

Полностью оградить себя от внезапных задач нереально — на любой должности будут ждать свои сюрпризы. Поэтому для начала нужно это принять: да, внезапные «пожары» на работе случаются. А после — учиться отделять важное от неважного, выстраивать границы для себя и для своей команды, планировать рабочий день эффективно — не только ради KPI, но и ради своего ментального здоровья.

Расскажу, что делать, чтобы не сойти с ума из-за горящих задач. Советы будут полезны как руководителям, особенно начинающим, так и линейным сотрудникам, которые пытаются ухватиться за всё подряд.

Я рекомендую ориентироваться на KPI или другие показатели и цели, к которым вы стремитесь на протяжении какого-то периода — например, месяца или квартала. Так, задачи можно сортировать по приоритетам: что важно для моих KPI или целей, что поможет мне их достичь, а что нет.

Руководителям стоит ориентироваться на показатели бизнеса и считать приоритетным то, что пойдёт ему на пользу. Объясню на примерах.

Готовиться к запуску рекламной кампании, когда до него осталось два дня, — важно, потому что это влияет на KPI и на цели бизнеса: чем лучше покажет себя реклама, тем выше будут продажи. На эту задачу стоит бросить все силы.

Исправить слайд в презентации за два дня до дедлайна менее важно. Во-первых, ещё есть запас времени. Во-вторых, такую задачу легко делегировать сотруднику, если есть возможность.

Если абстрактно оценить задачи сложно, можно воспользоваться одним из лучших инструментов для расстановки приоритетов — матрицей Эйзенхауэра:

  • Срочно и важно — делаем в первую очередь.
  • Важно, но не срочно — ставим в план в календаре.
  • Срочно, но не важно — делегируем.
  • Не срочно и не важно — исключаем.
Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра
Инфографика: Skillbox Media

Сначала можно рисовать эту матрицу на ПК или просто на листочке, но со временем вы научитесь приоритизировать задачи автоматически.

Работая в корпорации, легко попасть в ловушку срочных входящих запросов. Важно научиться отстаивать своё время и личные границы, иначе можно оказаться заваленным задачами.

Обычно руководители совмещают стратегические задачи с ежедневной операционной работой — это нормально. Но чем выше уровень управления, тем важнее передавать часть обязанностей команде.

Чтобы справляться со своей нагрузкой эффективно, руководителю важно:

  • не брать на себя и свою команду всё подряд — не каждая задача требует вашего участия;
  • уметь экологично делегировать работу команде и помнить, что залог успешного взаимодействия с ней — доверие к своим сотрудникам;
  • если у сотрудника возникают сложности с задачей, задавать наводящие вопросы, а не давать готовые решения, — так сотрудники научатся искать решения самостоятельно.

Если руководитель решает за команду все задачи, во-первых, он перегружает себя, а во-вторых, лишает сотрудников возможности развиваться. Всё это не идёт на пользу рабочим процессам.

Кроме своего времени, руководитель должен защищать и ресурсы команды. Если на команду сваливать всё подряд, сотрудники быстро выгорят. Поэтому при планировании задач своей команды руководителю нужно:

  • анализировать загрузку сотрудников и при необходимости перераспределять задачи;
  • следить за тем, чтобы сотрудники брали отпуска;
  • давать возможность отдыхать после интенсивных запусков.

Хорошая практика — предоставлять day off. Например, в моей команде сотрудники берут выходные после насыщенной работы на мероприятиях, съёмках или после завершения крупных проектов.

Календарь — партнёр по жизни, а не просто рабочий инструмент. Не нужно воспринимать его как врага, который постоянно зудит и напоминает о делах. Это помощник, показывающий, в какие дни вы перегружены, а в какие у вас много однотипных задач, например созвонов, после которых стоит переключиться на другой вид деятельности.

Чтобы календарь стал союзником, я рекомендую следующее.

Учитывайте свои особенности при планировании. Кто-то любит плотный график, а кто-то в таком режиме быстро выгорает. Будьте честны с собой — например, не стоит ставить масштабные задачи на утро, если вы знаете, что наиболее активны и заряжены по вечерам.

Оставляйте слоты для отдыха. При плотном графике желательно заранее предусмотреть паузы на отдых и восстановление. Например, если с утра запланированы две встречи с топ-менеджерами, лучше оставить небольшой зазор перед следующими задачами, чтобы выдохнуть и восполнить энергию.

Для этого важно понимать, что позволяет перезагрузиться именно вам. Например, мне помогают отвлечься и передохнуть короткие прогулки под музыку.

Относитесь к планированию встреч и задач осознанно. Я рекомендую вносить в календарь не только рабочие, но и личные дела. Это позволяет увидеть полную картину своей загрузки. Например, после дня с несколькими созвонами запланируйте вечернюю прогулку, а в день, когда предстоит что-то масштабное, не добавляйте другие объёмные задачи.

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Попробуйте 4 профессии в интернет-маркетинге на практике ➞
На бесплатном мини-курсе вы исследуете ЦА, создадите сайт, оформите социальные сети, напишете продающие тексты и настроите рекламу. Смотреть программу