Что такое объяснительная записка и как её написать: шаблон и образец
2026-02-21 20:17 Diff
https://skillbox.ru/media/management/chto-takoe-obyasnitelnaya-zapiska-i-kak-ee-napisat-shablon-i-obrazec/

#статьи

  • 9 янв 2025
  • 0

Что такое объяснительная записка и как её написать: шаблон и образец

За любое нарушение работодатель может потребовать написать объяснительную. Даже если вы опоздали всего на минуту.

Иллюстрация: Everett Collection / Shutterstock / Colowgee для Skillbox Media

Пишет тексты самостоятельно вместо того, чтобы создавать машину, которая смогла бы писать за неё. Сопротивляется пустоте и цифровому рабству.

В теме помогла разобраться руководитель управления делопроизводства в Skillbox Елена Ларченко.

На работе может произойти всякое. Порвали рабочую одежду, которую получили всего неделю назад? По дороге в офис угодили в аварию и опоздали на смену? Разговаривали на работе по телефону со своим ребёнком, и начальник подумал, что вы бездельничаете? Руководитель имеет право потребовать от вас написать объяснительную записку.

В этом материале Skillbox Media рассказываем главное о ней.

Объяснительная записка — служебный документ, в котором сотрудник объясняет причины сложившейся ситуации. Работодатель требует записку, например, когда хочет наложить дисциплинарное взыскание: объявить замечание, выговор или уволить. Согласно статье 193 ТК РФ, он не может этого сделать, пока не запросит объяснительную.

Дисциплинарное взыскание могут применить за нарушение правил внутреннего трудового распорядка и других установленных законодательством или работодателем правил. К таким нарушениям могут отнести:

  • опоздание;
  • преждевременный уход с работы;
  • отвлечение на личные дела в рабочее время;
  • несоблюдение техники безопасности;
  • невыполнение должностных обязанностей;
  • повреждение имущества компании;
  • причинение вреда клиентам.

Есть также множество других ситуаций. В ТК РФ нет списка проступков, за которые работодатель должен потребовать объяснительную. Поэтому каждая компания регулирует это самостоятельно.

Также работодатель может запросить объяснительную не только у сотрудника, который совершил проступок, но и у свидетелей нарушения. Например, потребовать объяснительную у сотрудника, который нагрубил коллеге. Произошедшее видели ещё несколько человек, поэтому работодатель может запросить объяснительную и у них.

Получается, что есть два вида объяснительных записок: оправдательная и пояснительная. В первом случае сотрудник рассказывает, что и почему произошло с ним, а во втором — о том, что произошло с его коллегами.

Сотрудник может не писать объяснительную. В случае отказа работодатель оформляет соответствующий акт.

Предоставить объяснительную — в интересах самого сотрудника, ведь в ней он может изложить свою версию событий. Эту информацию затем учтут при рассмотрении вопроса о дисциплинарном взыскании.

Закон не уточняет, в какой форме работодатель должен запросить объяснительную: в устной или письменной. Но в статье 193 ТК РФ сказано, что срок предоставления работником объяснительной — два рабочих дня.

Поэтому работодатели часто оформляют требование о предоставлении объяснительной в письменной форме — например, отправляют письмо на почту. Устная просьба написать объяснительную не будет нигде зафиксирована, поэтому работник сможет оспорить дисциплинарное взыскание в трудовой инспекции или в суде, заявив, что работодатель ни о чём его не просил или не дал на это два рабочих дня.

В следующем разделе мы разберём возможные варианты развития событий после подачи объяснительной.

Да, можно. Выносить дисциплинарное взыскание — это право работодателя, а не его обязанность. Поэтому за объяснительной запиской не обязательно следует наказание, особенно если сотрудник нарушил трудовой распорядок по уважительной причине. В ТК РФ нет списка уважительных причин; в каждом случае работодатель сам решает, является ли причина уважительной.

Если же сотрудник всё-таки получит дисциплинарное взыскание и решит оспорить его, объяснительная записка может стать одним из доказательств в суде во время спора с работодателем. Разберём несколько примеров.

Валерий опоздал на работу из-за того, что сломал руку. Рано утром Валерий поскользнулся на тропинке и упал. Жена отвезла его в травмпункт, где Валерию наложили гипс и выписали справку.

Валерий всё-таки добрался до работы спустя почти пять часов. На рабочем месте его ждал документ с требованием работодателя предоставить объяснительную записку о причине своего отсутствия или опоздания. Сотрудник написал объяснительную, в которой подробно описал ситуацию.

Далее может быть два исхода:

  • Работодатель принял доводы Валерия и простил его, потому что мужчина подробно описал ситуацию и приложил справку из медицинского учреждения, а причину руководитель счёл уважительной.
  • Работодатель решил наказать Валерия выговором. Мужчина с решением не согласился. В суд он предоставил объяснительную записку и справку из травмпункта. С высокой вероятностью Валерий выиграет дело.

Олеся не подготовила отчёт, который она должна была представить руководителю до 31 октября. 2 ноября начальник в письменном виде потребовал от сотрудницы объяснительную.

Девушка написала в записке, что 30 октября у неё сломался ноутбук, где хранились все необходимые рабочие документы, в частности отчёт. Олеся пыталась починить ноутбук самостоятельно, но у неё ничего не вышло.

У ситуации может быть два исхода:

  • Работодатель принял доводы Олеси, хоть они и не выглядят убедительными. Этот вариант наименее вероятен, но всё же может быть.
  • Работодатель наказывает сотрудницу выговором. Олеся не согласна с таким решением и обращается в суд. Вероятность выиграть дело очень низкая, ведь у девушки нет существенных доказательств.

Единой установленной законом формы объяснительной нет. Записку можно написать от руки, напечатать на компьютере или оформить в бланке, который принят в компании. Если в вашей компании есть отдел кадров, можно попросить у него шаблон. Также можно составить объяснительную самому.

На практике в объяснительные включают пункты:

  • Кому — полное наименование должности руководителя компании, его Ф. И. О. и название организации.
  • От кого — ваше Ф. И. О. и должность.
  • Название документа — «Объяснительная».
  • Сама суть объяснения: что произошло, почему. По возможности с датами и указанием времени.
  • Дата составления объяснительной.
  • Подпись сотрудника.

Объяснительная записка имеет юридическую силу и может стать одним из аргументов в суде. Поэтому лучше писать её сухим языком и ограничиться только фактами, не добавлять описания эмоций и чувств, яркие эпитеты и нецензурные слова.

К объяснительной также можно прикрепить подтверждения своих слов: справки, выписки, скриншоты, фотографии.

Если работодатель не предоставил вам форму объяснительной, принятой в компании, вы можете оформить её сами. Мы подготовили шаблон: вы можете распечатать его и заполнить от руки. Чтобы скачать шаблон в формате DOCX, нажмите здесь.

Шаблон стандартной объяснительной записки
Скриншот: Skillbox Media

Вот как выглядит наш шаблон после внесения данных.

Образец стандартной объяснительной записки
Скриншот: Skillbox Media
  • Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник описывает причины своего проступка. Самостоятельно после каждого нарушения её писать не надо — объяснительную составляют после того, как этого потребует работодатель.
  • Работодатель может потребовать объяснительную, если сотрудник нарушил установленные законодательством или работодателем правила. Например, опоздал или ушёл раньше, занимался личными делами в рабочее время, не соблюдал технику безопасности, не выполнил свои должностные обязанности, испортил имущество компании или навредил клиентам.
  • Если сотрудник написал объяснительную, работодатель может понять и простить, а может объявить замечание, выговор или уволить. Если сотрудник не согласен с решением работодателя, он может попробовать оспорить его решение и предоставить в качестве одного из доказательств объяснительную записку.
  • Можно и не писать объяснительную записку. В таком случае работодатель составит акт о том, что он не получил объяснительную. Однако лучше так не делать, потому что доказать свою правоту потом будет сложнее.

Эти материалы Skillbox Media тоже могут быть полезны

Более 80 курсов со скидкой до 55%
Курсы по Excel, бухгалтерии, управлению проектами, аналитике для старта карьеры. Подарок — бесплатные уроки по нейросетям. Записаться →