Что такое факсимиле и на каких документах его можно ставить
2026-02-21 19:19 Diff
https://skillbox.ru/media/management/chto-takoe-faksimile-i-na-kakih-dokumentah-ego-mozhno-stavit/

#статьи

  • 3 мар 2025
  • 0

Что такое факсимиле и на каких документах его можно ставить

Ещё рассказываем, как создать факсимиле и как правильно им пользоваться.

Кадр: фильм «Бюро магических услуг» / Story Bridge Films

Обозреватель Skillbox Media. Пишет про бизнес, маркетинг, финансы и IT. Работала с Avito Tech, «Яндексом», «Ситилинком», Ozon и «Росатомом».

Руководители должны подписывать большое количество документов, например накладных или писем. Чтобы упростить этот процесс, можно использовать факсимиле. Главное — знать, какие бумаги можно подписывать таким способом, чтобы не нарушить закон.

Из этого материала вы узнаете:

Факсимиле — это копия подписи человека, которую можно переносить на бумажные документы с помощью штампа. Иногда факсимиле называют факсимильной печатью.

Также факсимиле — электронная копия подписи: фото подписи, которое вставляют в электронный документ с помощью текстового или фоторедактора. Электронный вариант факсимиле не следует путать с электронной подписью — это разные вещи.

Обычно факсимиле используют в организациях, чтобы упростить процесс подписания большого количества однотипных бумаг — например, открыток для партнёров, уведомлений или почётных грамот. Ставить штамп намного проще, чем подписывать всё от руки.

Кадр: фильм «Гений» / Riverstone Pictures

Кроме того, факсимиле выручает, если человека, который должен поставить подпись, нет на месте. Например, если руководитель компании уехал в командировку, а право подписывать документы есть только у него.

Пользоваться факсимиле могут и физические, и юридические лица.

В России нет отдельного закона, который регулировал бы использование факсимиле. Согласно статье 160 Гражданского кодекса РФ, ставить факсимильную печать вместо оригинальной подписи допустимо и при подписании внутренних документов, и при взаимодействии с контрагентами. Однако не все виды документов можно подписывать таким образом.

Что можно подписывать факсимиле в компаниях и как это правильно делать? Ставить факсимиле вместо подписи можно в документах, которые не имеют финансовых последствий, следует из Письма МНС РФ от 01.04.2024 №18-0-09/000042.

Чтобы использовать факсимиле во внутреннем документообороте, необходимо утвердить такую возможность в локальном нормативном акте компании. Для этого руководитель должен выпустить приказ о применении факсимиле. Приказ составляют в произвольной форме. В нём указывают правила использования копии подписи и перечень документов, которые допустимо подписывать таким способом.

Чтобы подписывать с помощью факсимиле соглашения с контрагентами (например, договоры на оказание услуг), нужно закрепить такую возможность либо в основном договоре, либо в дополнительном соглашении к нему.

Сам штамп нужно хранить в сейфе, а электронную версию факсимиле — на запароленном служебном компьютере. Руководитель может назначить ответственного за хранение и использование факсимиле сотрудника, указав его имя в приказе.

Если документ подписан с помощью факсимиле, но это не было оговорено в договоре или ЛНА, юридическую силу этого документа можно будет оспорить в суде.

Что нельзя подписывать факсимиле? В законодательстве есть перечень документов, которые можно подписывать только собственноручно или с помощью электронной подписи. К ним относятся:

Что могут подписывать с помощью факсимиле физические лица? Открытки, приглашения, другие бумаги и документы по сделкам. Но только документы, которые не связаны с финансовыми обязательствами, и только в случае, если в договоре указано использование факсимиле.

Есть одно исключение. Согласно статье 14.1 Федерального закона от 24.11.1995 №181-ФЗ, слабовидящие могут заверять документы факсимильным штампом при обмене, снятии или приёме наличных денег в банке. Например, так можно расписаться на бланке при обмене рублей на валюту в кассе.

Но чтобы использовать штамп, нужно иметь при себе паспорт, справку об инвалидности по зрению и нотариальное свидетельство, которое подтверждает, что факсимиле соответствует подписи.

Факсимиле можно изготовить в виде штампа или электронного изображения.

Штамп. Можно сделать его в типографии: предоставить образец подписи, оплатить услугу и изготовить печать. Чтобы пользоваться ей, нужно заправлять её чернилами — желательно синими, чтобы факсимиле было похоже на подпись от руки.

Электронное изображение. Нужно расписаться на бумаге, сфотографировать или отсканировать подпись, сохранить её на компьютере в формате JPEG или PNG. Вставлять такую подпись можно, например, в PDF-документы прямо на компьютере с помощью текстового или фоторедактора.

  • Факсимиле — это копия подписи человека, которую можно переносить на бумажные документы с помощью штампа. Также есть электронный вариант факсимиле — фото подписи, которое вставляют в документ с помощью текстового или фоторедактора.
  • Факсимиле можно подписывать документы, у которых нет финансовых последствий. Нельзя подписывать, например, доверенности, договоры на сделки с недвижимостью, налоговую и бухгалтерскую отчётность.
  • Чтобы пользоваться факсимиле, нужно закрепить право использовать его в локальном нормативном акте или договоре. Иначе документы, подписанные штампом, могут оспорить в суде.
  • Изготовить штамп можно в типографии. Факсимиле в электронном формате можно сделать самому на компьютере.
Научитесь: Менеджер по развитию бизнеса Узнать больше