Что такое Trello? Подробный гайд по использованию сервиса
2026-02-21 00:37 Diff
https://skillbox.ru/media/management/chto-takoe-trello-podrobnyy-gayd-po-ispolzovaniyu-servisa/

#статьи

  • 20 май 2021
  • 0

Как управлять командами и проектами и что делать, чтобы настроить сервис под себя.

Шеф-редактор направлений «Маркетинг», «Управление», «Бизнес», «Деньги» Skillbox Media. В прошлом отраслевой журналист и владелец небольшого нишевого ютуб-канала.

Я копирайтер: пишу информационные и коммерческие статьи для нескольких клиентов. Работать мне помогают разные сервисы, один из них — Trello. В нём я добавлена в несколько проектов, и их руководители видят, когда будет сдана задача, что идёт не так и как можно это исправить.

Trello нужен не только копирайтерам, но и другим специалистам из IT-сферы и маркетинга: разработчикам, дизайнерам, верстальщикам и многим другим. А ещё больше он нужен руководителям и менеджерам, ответственным за проект. Давайте разберёмся, что это за чудо-сервис, как он работает и как можно его использовать.

Это облачный сервис для управления небольшими командами и проектами. Простой и интуитивно понятный: когда я впервые зашла в Trello, разобралась в нём за пару минут по инструкции, которую прислал клиент.

Сервис работает по принципам методологии Kanban, которая является частью философии Agile. Если коротко, то каждая задача там — отдельная карточка, и карточки перемещаются по доскам (колонкам) в зависимости от стадии работы.

Упрощённая схема работы по методологии Kanban

Подобный метод используют не только для работы над проектами. Сервис помогает планировать всё что угодно: от списка покупок для похода в магазин вечером до предстоящего отдыха.

У Trello есть онлайн-версия, доступная для любых браузеров, и мобильные приложения на Android и iOS. Работать в приложениях можно и автономно, без подключения к интернету: они запомнят все изменения, а когда вы снова подключитесь к сети, внесут их и в онлайн-версию.

Работа в Trello условно бесплатна. У бесплатной версии ограниченная функциональность, но её вполне хватает для управления небольшими проектами и командами. Платный доступ стоит 10 долларов в месяц за одного пользователя при оплате подписки на год. То есть управление небольшим отделом в десять человек в платной версии будет стоить 100 долларов в месяц.

Разница в наполнении тарифов при этом небольшая — везде можно добавлять множество карточек и хранить неограниченное число файлов

Я работаю в Trello с 2016 года и ни разу не видела платной подписки на сервис. Все мои клиенты используют бесплатную версию и управляют штатом от 1–2 до 70 человек.

Организовать работу в Trello помогают четыре элемента: команды, доски, списки и карточки.

Команды — люди, которых объединяют для работы над какими-то совместными проектами. Например, авторы, маркетологи, редакторы и верстальщики, которые вместе работают над ведением блога.

Команды в Trello могут быть публичными и приватными. Публичные используются редко, приватные чаще. Вступить в них можно только по ссылке-приглашению, а сами команды и доски внутри увидят только участники.

Пример, как выглядит команда в Trello

Доски — как отдельные проекты. Их создают внутри команд, и на каждую добавляют участников. В одной команде в бесплатной версии Trello может быть не больше 10 досок, в платной — неограниченное количество.

Так выглядят доски в команде

Раньше доски создавали и как отдельный элемент, без команд. Но сейчас команда нужна, это обязательное условие. Если вам нужна доска, доступ к которой будет только у вас, можно создать команду и добавить туда себя единственным участником.

Списки — те самые этапы работы, по которым перемещаются задачи. Чаще всего это стандартные колонки: «Нужно сделать» → «В процессе» → «Готово».

Сам Trello предлагает такие списки при создании новой доски

Но этапов работы может быть сколько угодно: всё зависит от проекта. Можно создать 10, 20 или 30 колонок: главное, чтобы всем участникам команды было удобно работать на доске и они понимали, в какой последовательности перемещать карточки.

Пример, как могут выглядеть списки на доске в Trello

Списки не обязательно должны быть этапами работы. В некоторых проектах их делают для разделения задач между специалистами, в других — для разных направлений работы. Trello — очень гибкий сервис, и его можно использовать для чего угодно.

Например, сервис можно применять для сохранения вопросов и информации, а списки — для разделения на категории

Карточки — конкретные задачи. Именно их переносят по спискам в зависимости от того, на какой стадии выполнения они находятся. На одной доске может быть одновременно сколько угодно карточек: хоть 100, хоть 1 000.

В заголовках карточек обычно коротко указывают саму задачу. А в описании более подробно рассказывают о том, что нужно сделать. Или просто сохраняют важную информацию: например, оставляют ссылки на бриф от клиента.

Так выглядит типичное описание карточки. Но можно обойтись и вообще без него, если из заголовка понятна суть, а исполнители понимают, чего от них ждут

То есть чтобы управлять кем-то или чем-то, руководитель создаёт команду, в ней — доски. Добавляет на доски участников в зависимости от того, кто над каким проектом работает. Создаёт на досках списки, а в них — карточки. А потом просто заходит, смотрит на доску и сразу понимает, что вообще происходит и на каком этапе выполнения находится конкретная задача.

Например, здесь понятно, что над текстами идёт работа, а новых тем у авторов нет — нужно добавить

Команды, доски, списки и карточки — далеко не всё, что есть в Trello. Множество дополнительных функций делают работу в нём ещё удобнее. Вот они:

Чек-листы. Это списки внутри карточек. Их можно использовать для создания подзадач: например, если карточка создана для работы над дизайном логотипа, то в чек-листе могут быть следующие этапы:

  • изучение информации о компании, требований заказчика;
  • несколько черновых вариантов на выбор;
  • доработка выбранного варианта в цвете;
  • согласование логотипа с клиентом.

А ещё чек-листы можно использовать как этапы проверки качества работы. Смотрите макет — и отмечаете сами, соблюдены ли требования к нему. Или это делает сам дизайнер, когда переносит карточку на проверку.

Чек-листы видны в карточках на доске: завершённые горят зелёным, а незавершённые никак не выделены

Чек-листы можно сохранять, чтобы не прописывать подзадачи каждый раз. На одной карточке может быть несколько таких сохранений. Например, сделали один раз чек-лист для текстов — и добавляете его во все задачи по созданию контента.

Участники. Участников можно добавлять не только в команды и на конкретные доски, но и на карточки. Тогда вы будете понимать, кто ответственный за каждую задачу. А люди, добавленные на карточку, будут получать оповещения обо всех изменениях в ней: о том, что её переместили в другой список или архивировали.

Так выглядит карточка с участником. Добавить новых участников на неё можно в любой момент: сначала исполнителя, а потом — того, кто должен проверить работу и согласовать её

Дедлайны. Каждой карточке можно назначать дедлайн: срок сдачи. За сутки до его окончания Trello напомнит о том, что пора поторопиться: пришлёт уведомление внутри онлайн-версии и push-уведомление, если у участников карточки установлены мобильные приложения.

Любой участник доски может отметить, что задача выполнена и остановить счётчик времени. Дедлайн можно перенести в любой момент.

Дедлайны в карточках видны на досках. Красным отображён просроченный дедлайн, а жёлтый цвет означает, что срок скоро истечёт

Комментарии. Каждую карточку можно комментировать — задавать там вопросы или оставлять ссылки на облачные хранилища, в которых лежат результаты выполнения работы. Все комментарии хранятся в карточках вечно, но авторы посланий могут удалять их.

Так выглядят комментарии в карточке: я могу изменять или удалять только свои

В комментариях можно тегать людей: тогда они получат уведомление о том, что вы обратились к ним. Сделать это можно через знак @: введите его и выберите человека, которого хотите тегнуть. Или просто нажмите на «Ответить» под его комментарием.

История действий. Она хранится в карточках и нужна для проверки действий сотрудников. Вы можете видеть всё, что они делали: когда и куда перемещали карточку, переносили ли дедлайн, когда и в какой последовательности отметили выполненными элементы в чек-листе.

Нажимаете на «Показать подробности» под карточкой и видите все действия с ней

Вложения. Нужны, чтобы что-то хранить или передавать результаты работы. К любой карточке можно добавить вложение: документ Word, таблицу Excel, ZIP-архив, видео или даже презентацию. Они будут видны в карточке, а изображения можно использовать в качестве обложки.

Карточка с обложкой визуально выделяется на доске

Метки. Это небольшие цветные полоски, которыми можно помечать карточки. Метками можно обозначать что угодно: важность задачи, конкретного клиента, для которого она выполняется, или размер оплаты за неё. Вы можете настраивать метки сами — добавлять новые, менять цвета, давать им названия.

На доске метки обозначены цветом, а в карточках видны ещё и их названия. Редактировать метки можно из любой карточки

Trello настраивают под себя как угодно: некоторые используют сервис даже вместо CRM-системы. Например, можно сократить время на управление, если использовать автоматизацию действий: когда кто-то переносит карточку в определённый список, ставить ей срок выполнения или присоединяться к ней. Автоматизация действий находится во вкладках Butler: увидеть их можно на доске, в самих карточках или если нажать три точки вверху списка.

Так выглядит настройка автоматических действий

Trello можно дорабатывать по API или стандартными улучшениями. Их очень много, и среди них вы точно найдёте то, что вам нужно. Вот некоторые из них:

«Поля пользователя». Улучшение позволяет добавлять в карточки собственные поля с цифрами, текстом, датами, флажками, раскрывающимися списками.

Так выглядит карточка с подключенным улучшением «Поля пользователя»

«Google Диск». Связывает Trello и «Google Диск», благодаря чему вы можете добавлять в карточки ссылки на папки и конкретные документы. Это можно делать и без улучшения, но с ним файлы попадут в папку «Вложения», а ещё можно будет открывать уменьшенные версии прикреплённых документов.

С улучшением файлы с «Google Диска» будут выглядеть в карточке так

«Календарь». Улучшение формирует календарь, заполненный карточками. Он расставляет их на конкретные даты в соответствии с дедлайнами и наглядно показывает фронт работ.

Календарь формируется для каждой отдельной доски

Смысл вы уже поняли — у Trello есть огромное количество улучшений для аналитики, сбора статистики, автоматизации процессов, общения, маркетинга, продаж и так далее. Правда, в бесплатной версии можно добавить только одно улучшение на доску, необходимое вам, и несколько из бонусного раздела.

Я давно использую Trello, и большинство моих клиентов ведут проекты там же. Хотя есть много альтернатив, тоже работающих по методологии Kanban: таких же интуитивно понятных и лёгких в использовании. Trello просто привычнее и популярнее.

И да, Trello не панацея. В нём есть свои минусы. Например, мне не нравится то, что все участники доски могут заходить в мои карточки и делать с ними всё что угодно: удалять вложения, перемещать их в другие списки, оставлять свои комментарии и так далее. В нормальных командах никто не делает что-то назло, но всё равно это неудобно.

А неудобно это потому, что иногда случайно сносишь дедлайн, удаляешь важное вложение или переносишь карточку. Особенно часто переносы случаются, когда листаешь доску в мобильном приложении. Приходится возвращать всё на свои места. Но если кто-то случайно заархивирует мою карточку или переместит её в какой-то список в самом конце, мне придётся потратить лишнее время на то, чтобы её найти и восстановить.

В Trello не очень удобно создавать уровни доступа сотрудников к задачам. Все участники команды видят доски, все участники доски видят карточки, а иногда это просто не нужно. Можно создать множество разных команд, но тогда самому руководителю будет неудобно каждый раз заходить на новую доску, чтобы в конце концов понять, что происходит с проектами.

В целом Trello даже при своих минусах достаточно удобен для управления небольшими проектами и командами. Менеджеры проектов могут легко управлять задачами и сотрудниками, если настроят сервис под свои потребности.

Более 80 курсов со скидкой до 55%
Курсы по Excel, бухгалтерии, управлению проектами, аналитике для старта карьеры. Подарок — бесплатные уроки по нейросетям. Записаться →