Rivalry2

HTML Diff

0 added 0 removed

Original 2026-01-01

Modified 2026-02-21

1 <a>#статьи</a>

2 <ul><li>2 дек 2022</li>

3 <li>0</li>

4 </ul>Инструкция для новичков. Показываем простой способ создания базы данных в Excel и работы с ней.

5 Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

6 Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры - пять лет в банке и три - в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

7 Базы данных (БД) - набор упорядоченной информации, которая хранится в одном месте. Их создают, чтобы быстро находить, систематизировать и редактировать нужные данные, а при необходимости собирать их в отчёт или показывать в виде диаграммы.

8 Специализированных программ для формирования и ведения баз данных много. В том же MS Office для этого есть отдельное приложение - Microsoft Access. Но и в Excel достаточно возможностей для создания простых баз и удобного управления ими. Есть ограничение - количество строк базы данных в Excel не должно быть больше одного миллиона.

9 В статье разберёмся:

10 <ul><li><a>как выглядит</a>база данных в Excel;</li>

11 <li>как её <a>создать и настроить</a>;</li>

12 <li>как<a>работать с готовой базой данных</a>в Excel - фильтровать, сортировать и искать записи.</li>

13 </ul>База данных в Excel - таблица с информацией. Она состоит из однотипных строк - записей базы данных. Записи распределены по столбцам - полям базы данных.

14 Пример базы данных по продажам автомобилей в ExcelСкриншот: Excel / Skillbox MediaНазвания полей - шапка таблицы - определяют структуру базы данных. Они показывают, какую информацию содержит база. В примере выше это имя менеджера автосалона, дата продажи, модель и характеристики автомобиля, который он продал.

15 Каждая запись - строка таблицы - относится к одному объекту базы данных и содержит информацию о нём. В нашем примере записи характеризуют продажи, совершённые менеджерами автосалона.

16 При создании базы данных нельзя оставлять промежуточные строки полностью пустыми, как на скриншоте ниже. Так база теряет свою целостность - в таком виде ей нельзя управлять как единым объектом.

17 Если в базе данных есть промежуточные пустые строки, ей нельзя управлять как единым объектомСкриншот: Excel / Skillbox MediaРазберём пошагово, как создать базу данных из примера<a>выше</a>и управлять ей.

18 <h3>Создаём структуру базы данных</h3>

19 Выше мы определили, что структуру базы данных определяют названия полей (шапка таблицы).

20 Задача для нашего примера - создать базу данных, в которой будут храниться все данные о продажах автомобилей менеджерами автосалона. Каждая запись базы - одна продажа, поэтому названия полей БД будут такими:

21 <ul><li>"Менеджер";</li>

22 <li>"Дата продажи";</li>

23 <li>"Марка, модель";</li>

24 <li>"Цвет";</li>

25 <li>"Год выпуска";</li>

26 <li>"Объём двигателя, л";</li>

27 <li>"Цена, руб.".</li>

28 </ul>Введём названия полей в качестве заголовков столбцов и отформатируем их так, чтобы они визуально отличались от дальнейших записей.

29 Вводим названия полей базы данных и форматируем ихСкриншот: Excel / Skillbox Media<h3>Создаём записи базы данных</h3>

30 В нашем примере запись базы данных - одна продажа. Перенесём в таблицу всю имеющуюся информацию о продажах.

31 При заполнении ячеек с записями важно придерживаться одного стиля написания. Например, Ф. И. О. менеджеров во всех строках вводить в виде "Иванов И. И.". Если где-то написать "Иван Иванов", то дальше в работе с БД будут возникать ошибки.

32 Переносим в базу данных информацию о продажахСкриншот: Excel / Skillbox MediaНа этом же этапе важно проконтролировать, подходит ли формат ячеек данным в них. По умолчанию все ячейки получают общий формат. Чтобы в дальнейшем базой данных было удобнее пользоваться, можно изменить формат там, где это нужно.

33 В нашем примере данные в столбцах A, C и D должны быть в текстовом формате. Данные столбца B должны быть в формате даты - его Excel определил и присвоил автоматически. Данные столбцов E, F - в числовом формате, столбца G - в финансовом.

34 Чтобы изменить формат ячейки, выделим нужный столбец, кликнем правой кнопкой мыши и выберем "Формат ячеек".

35 Меняем формат ячеекСкриншот: Excel / Skillbox MediaВ появившемся меню выберем нужный формат и настроим его. В нашем примере для ячейки "Цена, руб." выберем финансовый формат, уберём десятичные знаки (знаки после запятой) и выключим отображение символа ₽.

36 Настраиваем формат ячеекСкриншот: Excel / Skillbox MediaТакже изменить формат можно на панели вкладки "Главная".

37 Изменить формат можно с помощью главной панели ExcelСкриншот: Excel / Skillbox Media<h3>Присваиваем базе данных имя</h3>

38 Для этого выделим все поля и записи базы данных, включая шапку. Нажмём правой кнопкой мыши и выберем "Имя диапазона".

39 Создаём название базы данныхСкриншот: Excel / Skillbox MediaВ появившемся окне вводим имя базы данных без пробелов.

40 Вводим имя базы данныхСкриншот: Excel / Skillbox MediaГотово - мы внесли в базу данных информацию о продажах и отформатировали её. В следующем разделе разберёмся, как с ней работать.

41 База данных в ExcelСкриншот: Excel / Skillbox MediaСейчас в созданной базе данных все записи расположены хаотично - не упорядочены ни по датам, ни по фамилиям менеджеров. Разберёмся, как привести БД в более удобный для работы вид. Все необходимые для этого функции расположены на вкладке "Данные".

42 На вкладке "Данные" расположены все необходимые инструменты для работы с БД в ExcelСкриншот: Excel / Skillbox MediaДля начала добавим фильтры. Это инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент.

43 Подробнее о фильтрах в Excel говорили в <a>этой статье</a>Skillbox Media.

44 Выберем любую ячейку из базы данных и на вкладке "Данные" нажмём кнопку "Фильтры".

45 Устанавливаем фильтрацию в БДСкриншот: Excel / Skillbox MediaВ каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками.

46 Предположим, нужно показать только сделки менеджера Тригубова М. - нажмём на стрелку поля "Менеджер" и оставим галочку только напротив него. Затем нажмём "Применить фильтр".

47 Выбираем менеджера, данные о сделках которого нужно показатьСкриншот: Excel / Skillbox MediaГотово - в базе отражены данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация. Чтобы её снять, нужно нажать на этот дополнительный значок и выбрать "Очистить фильтр".

48 Результат фильтрации - в БД показаны продажи только одного менеджераСкриншот: Excel / Skillbox MediaЗаписи БД можно фильтровать по нескольким параметрам одновременно. Для примера покажем среди продаж Тригубова М. только автомобили дешевле 2 млн рублей.

49 Для этого в уже отфильтрованной таблице откроем меню фильтра для столбца "Цена, руб." и нажмём на параметр "Выберите". В появившемся меню выберем параметр "Меньше".

50 Фильтруем БД по второму критерию - авто дешевле 2 млн рублейСкриншот: Excel / Skillbox MediaЗатем в появившемся окне дополним условие фильтрации - в нашем случае "Меньше 2000000" - и нажмём "Применить фильтр".

51 Дополняем условие фильтрацииСкриншот: Excel / Skillbox MediaГотово - фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь БД показывает только те проданные менеджером авто, цена которых ниже 2 млн рублей.

52 Результат фильтрации по двум параметрамСкриншот: Excel / Skillbox MediaКроме этого, в Excel можно установить расширенный фильтр. Он позволяет фильтровать БД по сложным критериям сразу в нескольких столбцах. Подробно о том, как настроить расширенный фильтр, говорили в <a>статье</a>.

53 Сортировка - инструмент, с помощью которого данные в БД организовывают в необходимом порядке. Их можно сортировать по алфавиту, по возрастанию и убыванию чисел, по дате.

54 Для примера отсортируем сделки выбранного менеджера в хронологическом порядке - по датам. Для этого выделим любую ячейку в поле "Дата продажи" и нажмём кнопку "Сортировка".

55 Делаем сортировку по дате в БДСкриншот: Excel / Skillbox MediaВ появившемся окне выберем параметр сортировки "От старых к новым" и нажмём "ОК".

56 Настраиваем сортировку БДСкриншот: Excel / Skillbox MediaГотово - теперь все сделки менеджера даны в хронологическом порядке.

57 Результат сортировки по датам продажСкриншот: Excel / Skillbox MediaТо же самое можно сделать другим способом - выбрать любую ячейку столбца, который нужно отсортировать, и нажать на одну из двух кнопок рядом с кнопкой "Сортировка": "Сортировка от старых к новым" или "Сортировка от новых к старым". В этом случае данные отсортируются без вызова дополнительных окон.

58 Другой способ сортировки по дате в БДСкриншот: Excel / Skillbox MediaКроме стандартной сортировки в Excel, можно настроить сортировку по критериям, выбранным пользователем. Эта функция полезна, когда нужные критерии не предусмотрены стандартными настройками. Например, если требуется отсортировать данные по должностям сотрудников или по названиям отделов.

59 Подробнее о пользовательской сортировке в Excel говорили в <a>этой статье</a>Skillbox Media.

60 В процессе работы базы данных могут разрастись до миллиона строк - найти нужную информацию станет сложнее. Фильтрация и сортировка не всегда упрощают задачу. В этом случае для быстрого поиска нужной ячейки - текста или цифры - можно воспользоваться функцией поиска.

61 Предположим, нужно найти в БД автомобиль стоимостью 14 млн рублей. Перейдём на вкладку "Главная" и нажмём на кнопку "Найти и выделить". Также быстрый поиск можно задавать с любой вкладки Excel - через значок лупы в правом верхнем углу экрана.

62 Нажимаем сюда, чтобы найти нужное значение в БДСкриншот: Excel / Skillbox MediaВ появившемся окне введём значение, которое нужно найти, - 14000000 - и нажмём "Найти далее".

63 Задаём параметр поискаСкриншот: Excel / Skillbox MediaГотово - Excel нашёл ячейку с заданным значением и выделил её.

64 Результат поиска в БД ExcelСкриншот: Excel / Skillbox Media<ul><li>В <a>этой статье</a>Skillbox Media собрали в одном месте 15 статей и видео об инструментах Excel, которые ускорят и упростят работу с электронными таблицами.</li>

65 <li>Также в Skillbox есть курс "<a>Excel + Google Таблицы с нуля до PRO</a>". Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в Excel с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать данные, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, создавать макросы и скрипты.</li>

66 <li>Кроме того, Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива "<a>Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня</a>". Он подходит для начинающих пользователей. На нём можно научиться создавать и оформлять листы, вводить данные, использовать формулы и функции для базовых вычислений, настраивать пользовательские форматы и создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками.</li>

67 </ul>Другие материалы Skillbox Media по Excel

68 <ul><li><a>Как сделать сортировку</a>в Excel: детальная инструкция со скриншотами</li>

69 <li><a>Как установить фильтр</a>и расширенный фильтр в Excel: детальные инструкции со скриншотами</li>

70 <li><a>Как сделать ВПР</a>в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами</li>

71 <li>Основы Excel: работаем с <a>выпадающим списком</a>. Пошаговая инструкция со скриншотами</li>

72 <li>Основы Excel:<a>как использовать функцию ЕСЛИ</a></li>

73 <li><a>Как сделать сводные таблицы</a>в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами</li>

74 </ul><a>Курс-тренажёр: "Excel + "Google Таблицы" с нуля до PRO" Узнать о курсе</a>