Rivalry2

HTML Diff

1 added 1 removed

Original 2026-01-01

Modified 2026-02-21

1 <a>#статьи</a>

2 <ul><li>16 ноя 2023</li>

3 <li>0</li>

4 </ul><h2>Правила деловой переписки: как общаться с коллегами, руководителями и подчинёнными</h2>

5 Преподаватель деловых коммуникаций в ЛЭТИ Анна Кузьмина рассказывает о базовых правилах переписки, которыми пользуется сама.

6 Кадр: сериал "Мадам госсекретарь" / CBS

7 Кандидат экономических наук, доцент Электротехнического университета "ЛЭТИ". 10 лет опыта в маркетинге и связях с общественностью в IT, СМИ, диджитал- и ивент-агентствах, телекоммуникациях в должностях от специалиста до PR-директора.

8 Я доцент Электротехнического университета "ЛЭТИ", преподаю "Основы деловой коммуникации" и другие дисциплины. Ещё я 10 лет работала в разных сферах и много общалась с коллегами, руководителями, подчинёнными, подрядчиками. Знаю, как важно уметь вести деловую переписку. Человек без этого навыка точно столкнётся с проблемами.

9 Какими могут быть проблемы? Вот только один пример из жизни: руководитель поставил задачу, но не обозначил срок и приоритет. Подчинённый посчитал задачу неважной и отложил её "в долгий ящик". Оказалось, что задача важная и срочная. Пришлось выполнять её в авральном режиме.

10 В этом материале для Skillbox Media расскажу о правилах деловой переписки, которые стоит соблюдать.

11 <ul><li><a>6 основных правил</a>деловой переписки</li>

12 <li>Какие есть<a>правила в email, мессенджерах, соцсетях</a></li>

13 <li>Что<a>недопустимо</a>в деловой переписке</li>

14 </ul>В Сети можно найти множество правил и интерпретаций. В этом материале я буду руководствоваться шестью основными правилами, перечисленными в книге Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой "<a>Новые правила деловой переписки</a>". В ней говорится о переписке по email, но эти правила применимы к любым каналам коммуникации.

15 Вот основные правила:

16 <ul><li>относиться к собеседнику с уважением и заботой;</li>

17 <li>структурировать письмо;</li>

18 <li>изложить суть письма в первом абзаце;</li>

19 <li>говорить в письме об одном деле;</li>

20 <li>обозначить срочность дела;</li>

21 <li>вынести важную информацию из вложенных документов в письмо.</li>

22 </ul>Правила "излагать суть в первом абзаце", "обозначать срочность" и "выносить важное из вложений" понятны. Оставшиеся можно истолковать неправильно, поэтому я проиллюстрирую их примерами.

23 В понимании авторов книги уважение - это отношение к получателю "на равных", уважение к его времени и вниманию. Забота - помощь в выполнении задачи или просьбы. То есть можно, например, подготовить данные в удобной форме, а не просить "пойти туда - не знаю куда".

24 Я согласна с этой позицией - вы уважаете собеседника, если подробно описываете задачу и делаете всё, чтобы её было легко решить.

25 Сообщение без уважения и заботыСообщение с уважением и заботойНиколай, добрый день!Нам нужно что-то решить по проекту А. Во вложении все документы, которые по нему нашёл. Жду твоих вариантов.

26 Николай, добрый день!Если помнишь, неделю назад мы встречались с клиентом А и обещали составить смету по его проекту. Можешь к среде подготовить перечень работ, исходя из ТЗ, и отправить мне для расчёта стоимости?

27 Дублирую ТЗ. Жёлтым выделил то, что клиент обозначил как обязательное.

28 Структурирование сообщения - тоже проявление заботы. Не обязательно делать в письме подзаголовки, красиво выделять важные мысли или выносить что-то "на поля". Даже если вы просто разделите текст на абзацы и пронумеруете вопросы, читать письмо уже будет легче.

29 Сообщение, в котором нет структурыСообщение, которое структурировалиДобрый день, коллеги!В логах мы нашли ошибки. Программа виснет, мы говорили с администратором, он не понимает, что надо исправлять, но подготовил отчёт - прикрепляем его. Дайте контакт заказчика, чтобы решить проблему быстрее. И ещё мы решили проводить ежедневные утренние планёрки, чтобы улучшить коммуникацию в команде и в дальнейшем избежать ошибок.

30 Добрый день, Дмитрий!В логах за предыдущую неделю найдены ошибки. В связи с этим: просим контакты заказчика для решения проблемы; прикрепляем отчёт администратора с описанием возможных причин.

31 Мы решили проводить ежедневные утренние планёрки, чтобы улучшить коммуникацию в команде и в дальнейшем избежать ошибок.

32 Максим Ильяхов и Людмила Сарычева говорят, что людям проще решать задачи по одному проекту, а не по разным. Поэтому в одном письме лучше говорить об одном деле. Иначе получатель может отложить ответ до момента, когда у него появится время разобраться во всех вопросах.

33 Дело не только в том, как получателю проще решать задачи, - дело ещё и в их количестве. Я заметила, что, если в сообщении перечисляют несколько задач, одна или две из них "теряются" - их не решают. Скорее всего, так происходит, потому что человек начинает делать другие задачи - по его мнению, приоритетные, - а о других просто забывает.

34 В сообщении несколько разных вопросов, легко упустить из виду какой-то одинКаждое сообщение - отдельное дело,на нём легко сфокусироватьсяИван, привет!Завтра встреча с заказчиками в 14:00, они приедутк нам в офис. Нужно познакомить их с Сергеем, нашим директором по маркетингу.

35 Если ты сам ещё не успел с ним познакомиться, зайдём к Сергею в конце рабочего дня. У него сегодня день рождения, можем скинуться на подарок. Кстати, я ещё не придумал, что купить, принимаю идеи. Посидим, пообщаемся в неформальной обстановке. От Сергея зависит важная часть работы.

36 Сообщение первоеИван, привет!

37 Хочу тебя представить Сергею, нашему директору по маркетингу. У него сегодня день рождения, предлагаю вместе зайти поздравить его в конце рабочего дня - и я вас познакомлю.

38 Сообщение второе

39 Иван, напоминаю о завтрашней встрече с заказчиком у нас в офисе в 14:00. Пригласи, пожалуйста, на неё Сергея, он включается в работу по проекту.

40 Деловую переписку чаще всего ведут по почте, но ещё по работе общаются в мессенджерах и социальных сетях. Я расскажу о правилах общения в этих каналах, которыми пользуюсь сама.

41 Email.По email работу обсуждают чаще всего, особенно в крупных компаниях. Вот правила общения по email:

42 <ul><li>Укажите тему письма.Это обязательно - от неё зависит, как быстро откроют и прочитают ваше письмо и смогут ли найти его потом, если понадобится. Поэтому в теме нужно описать суть - что вы хотите или что предлагаете. Например, не стоит писать в теме "Заявление" и "Фотографии" - лучше написать "Заявление на отпуск Сидорова Е. В." и "Фотографии с летнего корпоратива - 2023".</li>

43 <li>Следуйте стандартной структуре.У делового письма есть устоявшаяся структура: имя отправителя → тема → приветствие → суть → вопрос или призыв → подпись → контакты. Приветствовать лучше адресно: не "Добрый день", а "Здравствуй, Андрей!". А вот подпись можно использовать только при первом обращении.</li>

44 <li>Отвечайте на письма в течение 1-2 дней.В компании может быть свой регламент, по которому отвечать можно и в течение недели. Но лучше делать это как можно быстрее, особенно если письмо касается срочных задач. От этого могут зависеть бизнес-процессы.</li>

45 <li>Используйте опцию "Ответить всем".Если в переписке участвует несколько людей, отвечайте всем. Если ответите кому-то одному, письмо уйдёт только ему, а остальные не получат важную для них информацию.</li>

46 </ul>Также следите за грамотностью и читаемостью: структурируйте текст, используйте читаемый шрифт, избегайте эмодзи и лишних восклицательных знаков.

47 Некоторые до сих пор отправляют подобные письма. Пожалуйста, не надо так делатьСкриншот: Skillbox MediaМессенджеры.Это и общедоступные платформы вроде Telegram, и корпоративные мессенджеры. И там и там общение происходит быстрее, чем переписка по email.

48 Вот список правил, которые стоит соблюдать в мессенджерах:

49 <ul><li>Пишите людям в рабочее время. Не все ставят телефон в беззвучный режим - сообщение, отправленное ночью, может разбудить человека.</li>

50 <li>Не отправляйте аудио- или видеосообщения, если этого не требует рабочая задача. Некоторые не видят в голосовых ничего плохого, а некоторым неудобно их слушать.</li>

51 <li>Ограничьте объём сообщений. Читать длинные сообщения в мессенджере неудобно. Если нужно что-то описать подробно, лучше отправьте письмо на email или организуйте созвон.</li>

52 <li>Не используйте много эмодзи и стикеров.</li>

53 </ul>Дополнительный совет: если вы создали корпоративный чат в мессенджере, сразу обозначьте правила общения в нём. Можно ввести модерацию, но это делают очень редко - обычно за поведением в чате следит руководитель команды.

54 Конечно, всё зависит от ваших отношений с собеседником - если вы оба не против, в переписке можно и стикерами обмениватьсяСкриншот: Skillbox MediaСоциальные сети.В социальных сетях есть важное правило: сразу рассказывать о задаче, с которой вы пришли к собеседнику. То есть не нужно писать "Привет" и ждать ответа - лучше расскажите, кто вы и зачем пишете.

55 Добавляться в друзья тоже не стоит - немногие принимают заявки от малознакомых людей. Если у человека закрыты личные сообщения, добавиться в друзья придётся - но обязательно укажите в запросе, зачем вы это делаете.

56 Остальные правила похожи на правила в других каналах: уважать собеседника, писать в рабочее время, структурировать сообщения, не отправлять аудио- и видеосообщения без необходимости, ограничить количество эмодзи.

57 Есть вещи, недопустимые в деловой коммуникации в целом:

58 <ul><li>переход на личность оппонента, если он не согласен с вашей точкой зрения;</li>

59 <li>нецензурная лексика и оскорбления;</li>

60 <li>панибратство и переход на "ты" с незнакомым человеком.</li>

61 </ul>А вот что недопустимо в деловой переписке:

62 <ul><li>использование капслока (кроме аббревиатур), множества восклицательных знаков и эмодзи;</li>

63 <li>орфографические ошибки в большом количестве;</li>

64 <li>спамерские заголовки - например, "Вы обязательно должны это прочитать!";</li>

65 <li>использование жаргонных слов и сленга, непонятных адресату.</li>

66 </ul>Помните: получатель вашего сообщения - такой же человек, которому приятно, что к его ресурсам (времени) относятся бережно. Пишите по принципу win-win, ставьте себя на место собеседника. Если обе стороны будут уважать друг друга, то переписка будет лёгкой и эффективной.

67 <ul><li>Есть основные правила, которые стоит соблюдать в любой переписке. Нужно относиться к собеседнику с уважением и заботой, структурировать сообщение, излагать суть в первом абзаце, говорить об одном деле, обозначать срочность задач и выносить важную информацию в сообщение, а не оставлять её во вложениях.</li>

68 <li>Есть правила для разных каналов коммуникации. Так, при переписке по email важно указывать тему и использовать функцию "Ответить всем", если в переписке участвует несколько человек. В мессенджерах - писать в рабочее время и не отправлять аудио и видео без необходимости. В социальных сетях не стоит добавлять в друзья всех, с кем общаетесь по работе.</li>

69 <li>В деловой коммуникации в целом недопустимы обсценная лексика, панибратство и переход на личность собеседника. В деловой переписке нежелательно использовать капслок, спамерские заголовки, жаргонные слова и сленг.</li>

70 </ul>Как научиться правильно общаться по работе и не только

71 Умение общаться - навык, который можно прокачать. Если вы хотите научиться отстаивать свою точку зрения и общаться так, чтобы ваши просьбы понимали и выполняли, обратите внимание на курс Skillbox "<a>Искусство коммуникации</a>".

72 На курсе учат определять настрой собеседника по его сообщениям и использовать техники влияния в письмах, управлять конфликтными ситуациями, добиваться своего на переговорах, презентовать себя и свои идеи. Этому обучают на практике, в смоделированных стрессовых ситуациях.

73 Благодаря навыкам, полученным на курсе, можно выгодно презентовать себя, защищать свои идеи, аргументировать позицию в спорах, а значит, быстрее продвигаться по карьерной лестнице.

74 - <a>Более 80 курсов со скидкой до 60%Курсы по Excel, бухгалтерии, управлению проектами, аналитике для старта карьеры. Подарок - бесплатные уроки по нейросетям. Записаться →</a>

74 + <a>Более 80 курсов со скидкой до 55%Курсы по Excel, бухгалтерии, управлению проектами, аналитике для старта карьеры. Подарок - бесплатные уроки по нейросетям. Записаться →</a>