0 added
0 removed
Original
2026-01-01
Modified
2026-02-21
1
<p><a>#статьи</a></p>
1
<p><a>#статьи</a></p>
2
<ul><li>7 авг 2023</li>
2
<ul><li>7 авг 2023</li>
3
<li>0</li>
3
<li>0</li>
4
</ul><h2>Электронный документооборот (ЭДО): для чего он нужен и как организовать его в компании</h2>
4
</ul><h2>Электронный документооборот (ЭДО): для чего он нужен и как организовать его в компании</h2>
5
<p>Рассказали, как оптимизировать рабочие процессы с помощью ЭДО. Узнайте, как облегчить обмен документами с сотрудниками, партнёрами и налоговой.</p>
5
<p>Рассказали, как оптимизировать рабочие процессы с помощью ЭДО. Узнайте, как облегчить обмен документами с сотрудниками, партнёрами и налоговой.</p>
6
<p>Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media</p>
6
<p>Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media</p>
7
<p>Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры - пять лет в банке и три - в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.</p>
7
<p>Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры - пять лет в банке и три - в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.</p>
8
<p><strong>Об электронном документообороте рассказала</strong></p>
8
<p><strong>Об электронном документообороте рассказала</strong></p>
9
<p>Юрисконсульт<a>RTM Group</a>в области ИТ.</p>
9
<p>Юрисконсульт<a>RTM Group</a>в области ИТ.</p>
10
<p>При ведении любого бизнеса нужно обмениваться документами - например, договорами с поставщиками, актами выполненных работ, счетами на оплату и так далее. Можно делать это в бумажном виде и тратить время и деньги на распечатку и доставку документов, а можно перейти на электронный документооборот (ЭДО) и управлять всеми документами в цифровом формате.</p>
10
<p>При ведении любого бизнеса нужно обмениваться документами - например, договорами с поставщиками, актами выполненных работ, счетами на оплату и так далее. Можно делать это в бумажном виде и тратить время и деньги на распечатку и доставку документов, а можно перейти на электронный документооборот (ЭДО) и управлять всеми документами в цифровом формате.</p>
11
<p>В статье для Skillbox Media рассказываем главное об электронном документообороте. Материал будет полезен предпринимателям и руководителям компаний, которые планируют переходить на ЭДО, а также всем специалистам, которые будут с ним работать.</p>
11
<p>В статье для Skillbox Media рассказываем главное об электронном документообороте. Материал будет полезен предпринимателям и руководителям компаний, которые планируют переходить на ЭДО, а также всем специалистам, которые будут с ним работать.</p>
12
<ul><li><a>Что такое</a>ЭДО</li>
12
<ul><li><a>Что такое</a>ЭДО</li>
13
<li>Какие есть<a>виды ЭДО</a></li>
13
<li>Какие есть<a>виды ЭДО</a></li>
14
<li>В чём<a>преимущества и недостатки</a>ЭДО</li>
14
<li>В чём<a>преимущества и недостатки</a>ЭДО</li>
15
<li>Какие компании<a>обязаны использовать</a>электронный документооборот</li>
15
<li>Какие компании<a>обязаны использовать</a>электронный документооборот</li>
16
<li><a>Как работает</a>система ЭДО</li>
16
<li><a>Как работает</a>система ЭДО</li>
17
<li>Как получить<a>электронные подписи</a>для ЭДО</li>
17
<li>Как получить<a>электронные подписи</a>для ЭДО</li>
18
<li>Как<a>выбрать оператора</a>ЭДО</li>
18
<li>Как<a>выбрать оператора</a>ЭДО</li>
19
<li><a>Как перейти</a>на электронный документооборот</li>
19
<li><a>Как перейти</a>на электронный документооборот</li>
20
</ul><p>Электронный документооборот - процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах - системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.</p>
20
</ul><p>Электронный документооборот - процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах - системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.</p>
21
<p>Электронные документы - цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.</p>
21
<p>Электронные документы - цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.</p>
22
<p>Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить<a>ниже</a>.</p>
22
<p>Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить<a>ниже</a>.</p>
23
<p>Системы ЭДО - сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.</p>
23
<p>Системы ЭДО - сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.</p>
24
<p>Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.</p>
24
<p>Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.</p>
25
<p>Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО - компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги - например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.</p>
25
<p>Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО - компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги - например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.</p>
26
<p>Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем<a>ниже</a>.</p>
26
<p>Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем<a>ниже</a>.</p>
27
<p>В общих чертах электронный документооборот работает так же, как и обычный: документ составляют → подписывают с одной стороны → направляют другой стороне → подписывают с другой стороны → передают один экземпляр обратно. Но в ЭДО вместо подписи от руки - электронная подпись, вместо почты или курьерской службы для доставки - сервисы в интернете.</p>
27
<p>В общих чертах электронный документооборот работает так же, как и обычный: документ составляют → подписывают с одной стороны → направляют другой стороне → подписывают с другой стороны → передают один экземпляр обратно. Но в ЭДО вместо подписи от руки - электронная подпись, вместо почты или курьерской службы для доставки - сервисы в интернете.</p>
28
<p>Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты - например, на бумагу и доставку.</p>
28
<p>Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты - например, на бумагу и доставку.</p>
29
<p><strong>Курсы Skillbox для тех, кто хочет научиться организовывать работу бизнеса</strong></p>
29
<p><strong>Курсы Skillbox для тех, кто хочет научиться организовывать работу бизнеса</strong></p>
30
<ul><li>"<a>Эффективный руководитель</a>" - научиться распределять ресурсы и сокращать издержки компании, разобраться в микроменеджменте и грамотно организовать бизнес-процессы.</li>
30
<ul><li>"<a>Эффективный руководитель</a>" - научиться распределять ресурсы и сокращать издержки компании, разобраться в микроменеджменте и грамотно организовать бизнес-процессы.</li>
31
<li>"<a>Основы предпринимательства: начни свой бизнес</a>" - погрузиться в детали организации бизнеса и разобраться, как юридически грамотно вести бизнес без штрафов и санкций.</li>
31
<li>"<a>Основы предпринимательства: начни свой бизнес</a>" - погрузиться в детали организации бизнеса и разобраться, как юридически грамотно вести бизнес без штрафов и санкций.</li>
32
</ul><p>Электронный документооборот делят на два основных вида: внутренний ЭДО и внешний. Внутренний ЭДО - это оборот внутри организации, внешний - это когда документы отправляют кому-то вне компании. Внутренний и внешний ЭДО используют в разных целях, они по-разному организованы.</p>
32
</ul><p>Электронный документооборот делят на два основных вида: внутренний ЭДО и внешний. Внутренний ЭДО - это оборот внутри организации, внешний - это когда документы отправляют кому-то вне компании. Внутренний и внешний ЭДО используют в разных целях, они по-разному организованы.</p>
33
<p><strong>Внутренний ЭДО.</strong>Предназначен для работы с документами внутри компании. Например, для обмена отчётами, договорами и другими документами, которые не требуют подключения внешних сторон.</p>
33
<p><strong>Внутренний ЭДО.</strong>Предназначен для работы с документами внутри компании. Например, для обмена отчётами, договорами и другими документами, которые не требуют подключения внешних сторон.</p>
34
<p>Внутренний оборот не регулируется законодательством, поэтому каждая компания устанавливает свои правила обмена документами. Обычно сотрудники используют сетевые папки или обмениваются всем необходимым по корпоративной электронной почте. В некоторых крупных компаниях есть специальное ПО для этого.</p>
34
<p>Внутренний оборот не регулируется законодательством, поэтому каждая компания устанавливает свои правила обмена документами. Обычно сотрудники используют сетевые папки или обмениваются всем необходимым по корпоративной электронной почте. В некоторых крупных компаниях есть специальное ПО для этого.</p>
35
<p>Внутренний ЭДО позволяет компании оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упрощает передачу информации между разными отделами.</p>
35
<p>Внутренний ЭДО позволяет компании оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упрощает передачу информации между разными отделами.</p>
36
<p><strong>Внешний ЭДО.</strong>Ускоряет процессы обработки документов при взаимодействии с внешними структурами - партнёрами, клиентами или государственными органами.</p>
36
<p><strong>Внешний ЭДО.</strong>Ускоряет процессы обработки документов при взаимодействии с внешними структурами - партнёрами, клиентами или государственными органами.</p>
37
<p>Например, с помощью внешнего ЭДО обмениваются счетами-фактурами, договорами с поставщиками, налоговой и бухгалтерской отчётностью и другими документами, требующими участия внешних сторон.</p>
37
<p>Например, с помощью внешнего ЭДО обмениваются счетами-фактурами, договорами с поставщиками, налоговой и бухгалтерской отчётностью и другими документами, требующими участия внешних сторон.</p>
38
<p>При внешнем ЭДО, кроме правил компании, нужно соблюдать установленные контрагентами правила составления документов, а в некоторых случаях и обязательные требования законодательства.</p>
38
<p>При внешнем ЭДО, кроме правил компании, нужно соблюдать установленные контрагентами правила составления документов, а в некоторых случаях и обязательные требования законодательства.</p>
39
<p>Кроме того, ЭДО подразделяют по процессам. Например, есть ЭДО для работы с бухгалтерскими, корпоративными, трудовыми документами и так далее.</p>
39
<p>Кроме того, ЭДО подразделяют по процессам. Например, есть ЭДО для работы с бухгалтерскими, корпоративными, трудовыми документами и так далее.</p>
40
<p>Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.</p>
40
<p>Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.</p>
41
<p>Преимущества ЭДО:</p>
41
<p>Преимущества ЭДО:</p>
42
<ul><li>Сокращает издержки - например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.</li>
42
<ul><li>Сокращает издержки - например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.</li>
43
<li>Ускоряет процесс подписания документов - хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.</li>
43
<li>Ускоряет процесс подписания документов - хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.</li>
44
<li>Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами - например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.</li>
44
<li>Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами - например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.</li>
45
<li>Оптимизирует работу с документами внутри компании - например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.</li>
45
<li>Оптимизирует работу с документами внутри компании - например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.</li>
46
<li>Оптимизирует поиск документов - позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.</li>
46
<li>Оптимизирует поиск документов - позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.</li>
47
<li>Минимизирует "человеческий фактор" - в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.</li>
47
<li>Минимизирует "человеческий фактор" - в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.</li>
48
<li>Предупреждает возможные ошибки - например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.</li>
48
<li>Предупреждает возможные ошибки - например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.</li>
49
<li>Позволяет использовать систему как хранилище - подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.</li>
49
<li>Позволяет использовать систему как хранилище - подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.</li>
50
<li>Обеспечивает защиту документов - все файлы шифруются и надёжно хранятся.</li>
50
<li>Обеспечивает защиту документов - все файлы шифруются и надёжно хранятся.</li>
51
</ul><em>Кадр: фильм "Игра на понижение" / Plan B Entertainment / Regency Enterprises / Paramount Pictures</em><p>К недостаткам ЭДО можно отнести:</p>
51
</ul><em>Кадр: фильм "Игра на понижение" / Plan B Entertainment / Regency Enterprises / Paramount Pictures</em><p>К недостаткам ЭДО можно отнести:</p>
52
<ul><li>Возможные технические сбои. Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов.</li>
52
<ul><li>Возможные технические сбои. Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов.</li>
53
<li>Риски безопасности. В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью.</li>
53
<li>Риски безопасности. В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью.</li>
54
<li>Затраты на подключение - на покупку и настройку ПО, а также на обучение сотрудников.</li>
54
<li>Затраты на подключение - на покупку и настройку ПО, а также на обучение сотрудников.</li>
55
</ul><p>Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.</p>
55
</ul><p>Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.</p>
56
<p>Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным<a>калькулятором эффективности</a>на сайте налоговой службы.</p>
56
<p>Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным<a>калькулятором эффективности</a>на сайте налоговой службы.</p>
57
<p>Бизнес обязан использовать электронный документооборот в некоторых случаях - например, для обмена документами с некоторыми государственными структурами. Подробнее об этом говорим в следующем разделе.</p>
57
<p>Бизнес обязан использовать электронный документооборот в некоторых случаях - например, для обмена документами с некоторыми государственными структурами. Подробнее об этом говорим в следующем разделе.</p>
58
<p>В большинстве случаев переход на ЭДО - дело добровольное. Если компания хочет оптимизировать процесс работы с документами, сделать его упорядоченным, быстрым и надёжным, переход на электронный документооборот поможет ей в этом.</p>
58
<p>В большинстве случаев переход на ЭДО - дело добровольное. Если компания хочет оптимизировать процесс работы с документами, сделать его упорядоченным, быстрым и надёжным, переход на электронный документооборот поможет ей в этом.</p>
59
<p>Но в некоторых случаях компаниям нужно использовать ЭДО обязательно. Вот эти случаи.</p>
59
<p>Но в некоторых случаях компаниям нужно использовать ЭДО обязательно. Вот эти случаи.</p>
60
<p><strong>Компании занимаются оборотом маркированных товаров.</strong>Маркированные товары отслеживает система маркировки "<a>Честный знак</a>". Раньше сведения в неё передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года так делать нельзя. Сейчас данные в "Честный знак" нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства<a>№2464</a>и <a>№64</a>.</p>
60
<p><strong>Компании занимаются оборотом маркированных товаров.</strong>Маркированные товары отслеживает система маркировки "<a>Честный знак</a>". Раньше сведения в неё передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года так делать нельзя. Сейчас данные в "Честный знак" нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства<a>№2464</a>и <a>№64</a>.</p>
61
<p>Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в <a>Распоряжении Правительства №792-р</a>. Например, к ним относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и так далее.</p>
61
<p>Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в <a>Распоряжении Правительства №792-р</a>. Например, к ним относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и так далее.</p>
62
<p><strong>Компании работают с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП).</strong>Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. К таким товарам относятся, например, холодильники, стиральные машины, бульдозеры. Полный их перечень приведён в <a>Постановлении Правительства №1110</a>.</p>
62
<p><strong>Компании работают с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП).</strong>Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. К таким товарам относятся, например, холодильники, стиральные машины, бульдозеры. Полный их перечень приведён в <a>Постановлении Правительства №1110</a>.</p>
63
<p>Использовать НСП должны все компании и ИП, которые занимаются оборотом прослеживаемых товаров - например, импортируют их, перепродают, утилизируют или конфискуют.</p>
63
<p>Использовать НСП должны все компании и ИП, которые занимаются оборотом прослеживаемых товаров - например, импортируют их, перепродают, утилизируют или конфискуют.</p>
64
<p>НСП работает таким образом. Партии импортного товара присваивают регистрационный номер. Этот номер нужно указывать в документах, связанных с этим товаром, - например, в счетах-фактурах или декларациях по НДС. Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. Для этого нужно подключить ЭДО.</p>
64
<p>НСП работает таким образом. Партии импортного товара присваивают регистрационный номер. Этот номер нужно указывать в документах, связанных с этим товаром, - например, в счетах-фактурах или декларациях по НДС. Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. Для этого нужно подключить ЭДО.</p>
65
<p><strong>Компании участвуют в госзакупках.</strong>Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по <a>закону №44-ФЗ</a>, должны использовать электронный документооборот. Это требование действует с января 2022 года.</p>
65
<p><strong>Компании участвуют в госзакупках.</strong>Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по <a>закону №44-ФЗ</a>, должны использовать электронный документооборот. Это требование действует с января 2022 года.</p>
66
<p>Также наличия ЭДО требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты.</p>
66
<p>Также наличия ЭДО требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты.</p>
67
<p><strong>Компании сдают отчётность в госорганы.</strong>Бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут<a>бухгалтерский учёт</a>. Также в электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:</p>
67
<p><strong>Компании сдают отчётность в госорганы.</strong>Бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут<a>бухгалтерский учёт</a>. Также в электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:</p>
68
<ul><li>компании с численностью работников больше 100 человек, а также предприятия с годовым оборотом свыше 10 млрд рублей - отчётность по всем налогам;</li>
68
<ul><li>компании с численностью работников больше 100 человек, а также предприятия с годовым оборотом свыше 10 млрд рублей - отчётность по всем налогам;</li>
69
<li>компании с численностью работников от 10 до 100 человек - формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, отчётность в Социальный фонд России.</li>
69
<li>компании с численностью работников от 10 до 100 человек - формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, отчётность в Социальный фонд России.</li>
70
</ul><p>Бухгалтерскую и налоговую отчётность сдают через платформы, которые используют для ЭДО, - подробнее о них говорим<a>ниже</a>. Для сдачи отчётности нужна<a>электронная подпись</a>.</p>
70
</ul><p>Бухгалтерскую и налоговую отчётность сдают через платформы, которые используют для ЭДО, - подробнее о них говорим<a>ниже</a>. Для сдачи отчётности нужна<a>электронная подпись</a>.</p>
71
<p>Если компания небольшая, она может подавать налоговую отчётность через<a>сервис ФНС</a>без участия оператора ЭДО. Так можно сдавать все формы налоговой отчётности, кроме деклараций по НДС.</p>
71
<p>Если компания небольшая, она может подавать налоговую отчётность через<a>сервис ФНС</a>без участия оператора ЭДО. Так можно сдавать все формы налоговой отчётности, кроме деклараций по НДС.</p>
72
<p>Планируется, что ЭДО станет обязательным для всех компаний и ИП. Об этом говорится в <a>Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности</a>, разработанной правительственной комиссией. Всё больше документов будут переводить в электронную форму, большее число субъектов обяжут перейти на ЭДО - как внешний, так и внутренний. Например, с 2024 года переход на электронный документооборот станет обязательным для всех бюджетных учреждений.</p>
72
<p>Планируется, что ЭДО станет обязательным для всех компаний и ИП. Об этом говорится в <a>Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности</a>, разработанной правительственной комиссией. Всё больше документов будут переводить в электронную форму, большее число субъектов обяжут перейти на ЭДО - как внешний, так и внутренний. Например, с 2024 года переход на электронный документооборот станет обязательным для всех бюджетных учреждений.</p>
73
<p>В классическом сценарии работы ЭДО участвуют три стороны: отправитель электронного документа, получатель и оператор ЭДО. Также есть вспомогательные стороны:</p>
73
<p>В классическом сценарии работы ЭДО участвуют три стороны: отправитель электронного документа, получатель и оператор ЭДО. Также есть вспомогательные стороны:</p>
74
<ul><li>удостоверяющий центр (УЦ) - организация, которая выдаёт электронные подписи;</li>
74
<ul><li>удостоверяющий центр (УЦ) - организация, которая выдаёт электронные подписи;</li>
75
<li>госорганы - регуляторы процессов электронного документооборота.</li>
75
<li>госорганы - регуляторы процессов электронного документооборота.</li>
76
</ul><p>Они взаимодействуют друг с другом по такой схеме.</p>
76
</ul><p>Они взаимодействуют друг с другом по такой схеме.</p>
77
<p><strong>Этап 0.</strong>Госорганы выдают лицензии, устанавливают правила ведения ЭДО, проводят проверки, ведут реестры и так далее. Например, ФНС ведёт<a>реестр доверенных операторов ЭДО</a>.</p>
77
<p><strong>Этап 0.</strong>Госорганы выдают лицензии, устанавливают правила ведения ЭДО, проводят проверки, ведут реестры и так далее. Например, ФНС ведёт<a>реестр доверенных операторов ЭДО</a>.</p>
78
<p><strong>Этап 1.</strong>Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью, при необходимости зашифровывает и направляет получателю через оператора.</p>
78
<p><strong>Этап 1.</strong>Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью, при необходимости зашифровывает и направляет получателю через оператора.</p>
79
<em>Фото: UnderhilStudio / Shutterstock</em><p><strong>Этап 2.</strong>Оператор отправителя фиксирует дату и время поступления документа и проверяет его (если есть такая договорённость). Затем направляет документ оператору получателя - с указанием даты и времени отправления.</p>
79
<em>Фото: UnderhilStudio / Shutterstock</em><p><strong>Этап 2.</strong>Оператор отправителя фиксирует дату и время поступления документа и проверяет его (если есть такая договорённость). Затем направляет документ оператору получателя - с указанием даты и времени отправления.</p>
80
<p><strong>Этап 3.</strong>Оператор получателя делает то же самое со своей стороны и направляет документ получателю.</p>
80
<p><strong>Этап 3.</strong>Оператор получателя делает то же самое со своей стороны и направляет документ получателю.</p>
81
<p><strong>Этап 4.</strong>Получатель проверяет документ, подписывает его электронной подписью и направляет обратно через своего оператора.</p>
81
<p><strong>Этап 4.</strong>Получатель проверяет документ, подписывает его электронной подписью и направляет обратно через своего оператора.</p>
82
<p>Б<strong>о</strong>льшая часть процесса автоматизирована: действия операторов ЭДО могут занимать несколько секунд, если не требуется дополнительных проверок.</p>
82
<p>Б<strong>о</strong>льшая часть процесса автоматизирована: действия операторов ЭДО могут занимать несколько секунд, если не требуется дополнительных проверок.</p>
83
<p>Таким образом, чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Подробнее об этом - в следующих разделах.</p>
83
<p>Таким образом, чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Подробнее об этом - в следующих разделах.</p>
84
<p>Согласно<a>закону</a>, есть два вида электронных подписей (ЭП) - простая и усиленная. Они отличаются друг от друга порядком получения и проставления, надёжностью, а также сферами применения. Разберём подробнее.</p>
84
<p>Согласно<a>закону</a>, есть два вида электронных подписей (ЭП) - простая и усиленная. Они отличаются друг от друга порядком получения и проставления, надёжностью, а также сферами применения. Разберём подробнее.</p>
85
<p><strong>Простая электронная подпись (ПЭП).</strong>Представляет собой набор данных, который генерируется программой по команде пользователя и затем присоединяется к электронному документу. Например, ПЭП можно создать в документах Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство.</p>
85
<p><strong>Простая электронная подпись (ПЭП).</strong>Представляет собой набор данных, который генерируется программой по команде пользователя и затем присоединяется к электронному документу. Например, ПЭП можно создать в документах Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство.</p>
86
<p>Также к ПЭП относят код, который присылают в СМС, электронных письмах или пуш-уведомлениях для подтверждения действий пользователя в интернете - например, оплаты в интернет-магазине или входа на портал "Госуслуг". Человеку нужно ввести полученный код в форме сервиса - это считается подписанием и подтверждением операции.</p>
86
<p>Также к ПЭП относят код, который присылают в СМС, электронных письмах или пуш-уведомлениях для подтверждения действий пользователя в интернете - например, оплаты в интернет-магазине или входа на портал "Госуслуг". Человеку нужно ввести полученный код в форме сервиса - это считается подписанием и подтверждением операции.</p>
87
<p><strong>Усиленная электронная подпись.</strong>Отличается от простой подписи тем, что состоит из зашифрованного набора символов. Она может не только зафиксировать факт подписания, дату, время и авторство, но и отслеживать изменения документа.</p>
87
<p><strong>Усиленная электронная подпись.</strong>Отличается от простой подписи тем, что состоит из зашифрованного набора символов. Она может не только зафиксировать факт подписания, дату, время и авторство, но и отслеживать изменения документа.</p>
88
<p>У усиленной подписи есть два подвида:</p>
88
<p>У усиленной подписи есть два подвида:</p>
89
<ul><li>Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Такие подписи создают с помощью специального ПО, которое не требует сертификации. НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего документооборота.<p>Для того чтобы использовать НЭП для внешнего ЭДО, стороны должны заключить дополнительное соглашение. Без него подпись не будет иметь юридической силы.</p>
89
<ul><li>Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Такие подписи создают с помощью специального ПО, которое не требует сертификации. НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего документооборота.<p>Для того чтобы использовать НЭП для внешнего ЭДО, стороны должны заключить дополнительное соглашение. Без него подпись не будет иметь юридической силы.</p>
90
</li>
90
</li>
91
<li>Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Их создают с помощью сертифицированного ПО. Выдавать КЭП могут только аккредитованные удостоверяющие центры, а средства криптографии должны быть сертифицированы ФСБ.<p>КЭП имеет юридическую силу сама по себе (без дополнительных соглашений между сторонами) и универсальна в использовании.</p>
91
<li>Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Их создают с помощью сертифицированного ПО. Выдавать КЭП могут только аккредитованные удостоверяющие центры, а средства криптографии должны быть сертифицированы ФСБ.<p>КЭП имеет юридическую силу сама по себе (без дополнительных соглашений между сторонами) и универсальна в использовании.</p>
92
</li>
92
</li>
93
</ul><p>Во внутреннем электронном документообороте можно использовать разные виды ЭП. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись. В некоторых случаях подписывать электронные документы можно только с помощью неё - например, если документы предназначены для передачи отчётности в налоговую, работы с государственными информационными системами, участия в электронных торгах и так далее.</p>
93
</ul><p>Во внутреннем электронном документообороте можно использовать разные виды ЭП. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись. В некоторых случаях подписывать электронные документы можно только с помощью неё - например, если документы предназначены для передачи отчётности в налоговую, работы с государственными информационными системами, участия в электронных торгах и так далее.</p>
94
<p>С 2022 года компании и индивидуальные предприниматели могут получить КЭП бесплатно в налоговой. Подробнее об этом - в <a>разъяснении ФНС</a>. Также получить электронные подписи можно у некоторых операторов ЭДО, аккредитованных Минцифры.</p>
94
<p>С 2022 года компании и индивидуальные предприниматели могут получить КЭП бесплатно в налоговой. Подробнее об этом - в <a>разъяснении ФНС</a>. Также получить электронные подписи можно у некоторых операторов ЭДО, аккредитованных Минцифры.</p>
95
<p>Операторов ЭДО на рынке довольно много. К ним относятся, например, "<a>Контур.Диадок</a>", "<a>1С-ЭДО</a>",<a>СБИС</a>. Полный список аккредитованных операторов ЭДО можно посмотреть на <a>сайте налоговой</a>.</p>
95
<p>Операторов ЭДО на рынке довольно много. К ним относятся, например, "<a>Контур.Диадок</a>", "<a>1С-ЭДО</a>",<a>СБИС</a>. Полный список аккредитованных операторов ЭДО можно посмотреть на <a>сайте налоговой</a>.</p>
96
<p>Бизнес может выбрать любого оператора из списка. Мы рекомендуем обращать внимание на такие параметры:</p>
96
<p>Бизнес может выбрать любого оператора из списка. Мы рекомендуем обращать внимание на такие параметры:</p>
97
<ul><li>функциональность сервиса;</li>
97
<ul><li>функциональность сервиса;</li>
98
<li>ценовую политику и пакеты услуг;</li>
98
<li>ценовую политику и пакеты услуг;</li>
99
<li>совместимость с другими системами;</li>
99
<li>совместимость с другими системами;</li>
100
<li>поддерживаемые форматы документов (например, акты, накладные, договоры, счета-фактуры);</li>
100
<li>поддерживаемые форматы документов (например, акты, накладные, договоры, счета-фактуры);</li>
101
<li>возможность международного обмена документами;</li>
101
<li>возможность международного обмена документами;</li>
102
<li>дополнительные расходы (например, на специальное ПО);</li>
102
<li>дополнительные расходы (например, на специальное ПО);</li>
103
<li>какие электронные подписи нужны для работы компании;</li>
103
<li>какие электронные подписи нужны для работы компании;</li>
104
<li>работает ли оператор в системе "Честный знак" - актуально для компаний, которые занимаются оборотом маркированных товаров.</li>
104
<li>работает ли оператор в системе "Честный знак" - актуально для компаний, которые занимаются оборотом маркированных товаров.</li>
105
</ul><p>Например, оператор "СБИС" подходит для внутреннего и внешнего документооборота, в том числе международного, и требует наличия КЭП. А в сервисе<a>Legium.io</a>допускается использование НЭП.</p>
105
</ul><p>Например, оператор "СБИС" подходит для внутреннего и внешнего документооборота, в том числе международного, и требует наличия КЭП. А в сервисе<a>Legium.io</a>допускается использование НЭП.</p>
106
<p>Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.</p>
106
<p>Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.</p>
107
<p><strong>Шаг 1. Провести предварительную подготовку.</strong></p>
107
<p><strong>Шаг 1. Провести предварительную подготовку.</strong></p>
108
<ul><li>Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.</li>
108
<ul><li>Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.</li>
109
<li>Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.</li>
109
<li>Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.</li>
110
<li>Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.</li>
110
<li>Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.</li>
111
<li>Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.</li>
111
<li>Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.</li>
112
</ul><em>Фото: Israel Andrade / Unsplash</em><p><strong>Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.</strong></p>
112
</ul><em>Фото: Israel Andrade / Unsplash</em><p><strong>Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.</strong></p>
113
<ul><li>Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.</li>
113
<ul><li>Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.</li>
114
<li>Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.</li>
114
<li>Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.</li>
115
<li>Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.</li>
115
<li>Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.</li>
116
<li>Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.</li>
116
<li>Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.</li>
117
<li>Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.</li>
117
<li>Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.</li>
118
</ul><p><strong>Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.</strong></p>
118
</ul><p><strong>Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.</strong></p>
119
<ul><li>Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП - она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.</li>
119
<ul><li>Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП - она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.</li>
120
<li>Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.</li>
120
<li>Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.</li>
121
<li>Продумать процессы обмена документами - внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.</li>
121
<li>Продумать процессы обмена документами - внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.</li>
122
</ul><p><strong>Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.</strong></p>
122
</ul><p><strong>Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.</strong></p>
123
<ul><li>Провести тестовый обмен документами.</li>
123
<ul><li>Провести тестовый обмен документами.</li>
124
<li>Разработать порядок работы по ЭДО - назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.</li>
124
<li>Разработать порядок работы по ЭДО - назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.</li>
125
</ul><p><strong>Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.</strong></p>
125
</ul><p><strong>Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.</strong></p>
126
<ul><li>Внести изменения в учётную политику - написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.</li>
126
<ul><li>Внести изменения в учётную политику - написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.</li>
127
<li>Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.</li>
127
<li>Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.</li>
128
<li>Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.</li>
128
<li>Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.</li>
129
<li>Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.</li>
129
<li>Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.</li>
130
</ul><p>Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить документально в договорах с контрагентами. Если компания или ИП планируют использовать ПЭП или НЭП, это нужно зафиксировать в дополнительных соглашениях, чтобы у таких подписей появилась юридическая сила.</p>
130
</ul><p>Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить документально в договорах с контрагентами. Если компания или ИП планируют использовать ПЭП или НЭП, это нужно зафиксировать в дополнительных соглашениях, чтобы у таких подписей появилась юридическая сила.</p>
131
<ul><li>Электронный документооборот (ЭДО) - процесс обмена электронными документами.</li>
131
<ul><li>Электронный документооборот (ЭДО) - процесс обмена электронными документами.</li>
132
<li>ЭДО бывает внутренний и внешний. Внутренний ЭДО используют для работы с документами внутри компании, когда не нужно подключать внешние структуры. Внешний ЭДО - для работы с партнёрами, клиентами или государственными органами.</li>
132
<li>ЭДО бывает внутренний и внешний. Внутренний ЭДО используют для работы с документами внутри компании, когда не нужно подключать внешние структуры. Внешний ЭДО - для работы с партнёрами, клиентами или государственными органами.</li>
133
<li>В большинстве случаев на ЭДО переходят добровольно, но в некоторых случаях работа с электронным документооборотом обязательна. Например, если компания занимается оборотом маркированных товаров, работает с прослеживаемыми импортными товарами или участвует в госзакупках.</li>
133
<li>В большинстве случаев на ЭДО переходят добровольно, но в некоторых случаях работа с электронным документооборотом обязательна. Например, если компания занимается оборотом маркированных товаров, работает с прослеживаемыми импортными товарами или участвует в госзакупках.</li>
134
<li>Для того чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись - это можно сделать в налоговой.</li>
134
<li>Для того чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись - это можно сделать в налоговой.</li>
135
<li>Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить в договорах и дополнительных соглашениях с контрагентами. Иначе обмен документами могут признать несогласованным, а документы недействительными.</li>
135
<li>Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить в договорах и дополнительных соглашениях с контрагентами. Иначе обмен документами могут признать несогласованным, а документы недействительными.</li>
136
</ul><p>Другие материалы Skillbox Media для руководителей</p>
136
</ul><p>Другие материалы Skillbox Media для руководителей</p>
137
<ul><li>Как<a>управлять бизнес-процессами</a>, чтобы всё работало по плану и бизнес не терял деньги</li>
137
<ul><li>Как<a>управлять бизнес-процессами</a>, чтобы всё работало по плану и бизнес не терял деньги</li>
138
<li>В чём разница между цифровизацией и <a>цифровой трансформацией</a>бизнеса и как они могут двигать компанию вперёд</li>
138
<li>В чём разница между цифровизацией и <a>цифровой трансформацией</a>бизнеса и как они могут двигать компанию вперёд</li>
139
<li>Когда компании нужна<a>система ERP</a>, сколько это стоит и зачем учиться работать с ней</li>
139
<li>Когда компании нужна<a>система ERP</a>, сколько это стоит и зачем учиться работать с ней</li>
140
<li>Для чего нужны<a>программы "1С"</a>, как они работают и как их внедрить в компании</li>
140
<li>Для чего нужны<a>программы "1С"</a>, как они работают и как их внедрить в компании</li>
141
<li>Как<a>управленческий учёт</a>помогает принимать верные решения и как его организуют в компаниях</li>
141
<li>Как<a>управленческий учёт</a>помогает принимать верные решения и как его организуют в компаниях</li>
142
</ul><a>Научитесь: Как открыть бизнес: от идеи до реализации Узнать больше</a>
142
</ul><a>Научитесь: Как открыть бизнес: от идеи до реализации Узнать больше</a>