Горящие дедлайны: тайм-менеджмент в дизайн-команде
2026-02-21 16:43 Diff
https://skillbox.ru/media/design/product-power/

#статьи

  • 23 ноя 2021
  • 0

Горящие дедлайны: тайм-менеджмент в дизайн-команде

Рассказываем, как арт-директору, дизайн-лиду, продуктовому дизайнеру выстроить эффективную работу над проектом и избежать аврала.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

UX/UI- и веб-дизайнер. Делает сложные вещи простыми и пишет об этом.

Давайте назовём главные качества арт-директора, лид-дизайнера или дизайнера по продукту (проще говоря, руководителя дизайн-проекта): коммуникабельность, умение жонглировать задачами и быть лидером для всего коллектива. Но всё это меркнет, если он не справляется со сроками. От того, как руководитель проекта умеет управлять временем, зависит работа всей команды. Ведь он не только планирует свои задачи, но и распределяет задачи между сотрудниками, а также ведёт переговоры с клиентами.

В этой статье мы расскажем, как организовать тайм-менеджмент продакту или арт-директору, чтобы работа его команды была продуктивной, а все проекты сдавались вовремя и без изнуряющей гонки.

Из материала вы узнаете:

Начнём с главного. Какие же задачи стоят перед руководителем дизайн-проекта:

  • Формировать требования к дизайн-проекту и составлять ТЗ.
  • Составлять план работ и прописывать дедлайны для каждого этапа разработки.
  • Распределять цели и задачи для каждого участника команды, работающего над проектом.
  • Общаться с заказчиком или вышестоящим лидером и членами команды.
  • Собирать планёрки и брейнштормы.
  • Контролировать этапы выполнения задач и корректировать план действий в случае необходимости.
  • И ещё один важный пункт, о котором многие забывают, ― следить за комфортом в работе для каждого из членов команды и настроением коллектива в целом.

Ошибка при планировании задач из хотя бы одного из перечисленных пунктов ― и сроки могут поехать у всего проекта. Представьте ― вы не отправили заказчику бриф вовремя или не напомнили его заполнить, потом с опозданием выгрузили задачи, забыли отправить дизайнерам правки от заказчика… Один срыв сроков по цепочке влечёт за собой другие. Как итог ― ненормированный рабочий день у всей команды, выгорание и заваленные проекты.

О том, что такое эмоциональное выгорание, каковы его причины и как с ним справиться, читайте в нашей статье.

Кадр: сериал «Офис»

Избежать провала при управлении командой просто ― нужно чётко следовать правилам тайм-менеджмента. И если для фрилансера-одиночки набор скиллов требуется один, то обязанности продакта или арт-директора иные, и система планирования времени здесь отличается.

Бизнес-консультант, специалист по тайм-менеджменту для руководителей Александр Смирнов рекомендует придерживаться в работе следующих принципов:

  1. Не проводить совещания по разным проектам в один день. Для совещаний желательно выделить разные дни под разные проекты ― на переключение между задачами уходит много времени. Поэтому продуктивнее работать над каждым проектом в свой день. Если разнести проекты по дням не получается, то не ставьте два обсуждения подряд.
  2. Разработать схему эскалации проблем. Говоря простым языком, если участники команды не могут решить возникшую проблему — они должны вовремя донести это до продакта. Если и продакт не в состоянии разобраться с проблемой, он передаёт её на ступень выше — арт-лиду, директору компании, клиенту. Очень часто задачи тормозятся, потому что кто-то из участников команды не может решить возникшую проблему и очень долго бьётся над ней самостоятельно. Нужно донести до сотрудников, что, если задача не решается в течение определённого срока, надо звать на помощь лидера.
  3. Взять в свои руки управление изменениями в проекте. Нередко дедлайны сдвигаются из-за возникших дополнений со стороны заказчика. Здесь нужно придерживаться двух принципов ― чётко обговаривать ТЗ на этапе согласования и не менее чётко фиксировать все изменения — например, создавая отдельные брифы на каждую итерацию доработок. И, конечно, нужно обязательно указывать заказчику, сколько времени займут эти доработки, ― далее, исходя из этого, устанавливать уже новые дедлайны.
  4. Избавиться от перфекционизма. Дизайн ― такая вещь, что совершенствовать его можно бесконечно. Но всё-таки главная задача продакта или арт-лида ― вовремя закончить и сдать проект, выполненный в соответствии с требованиями заказчика. Вместо бесконечного «допиливания» просто предоставьте заказчику список улучшений или дополнительных функций, которые можно внедрить впоследствии. Естественно, тоже обозначив сроки по ним.
  5. Делегировать задачи помощнику. Если вы чувствуете, что вынуждены разгребать текучку вместо управления проектом ― постарайтесь выделить себе помощника или администратора проектов. Об этом можно договориться с кем-то из участников команды, выписав соответствующую надбавку к зарплате. Например, дизайнер может не только делать макеты, но и прописывать ТЗ верстальщику или рисовать презентации по проекту.

    Делегировав помощнику хотя бы треть своих обязанностей, связанных с рутиной, вы сможете обеспечить себя ресурсами для более плотной проработки задач по проекту. А если вы наймёте себе полноценного администратора проектов ― круг его обязанностей будет ещё шире: он может помогать вам с подготовкой документов, напоминать о созвонах, отслеживать статус задач, составлять резюме совещания или делать черновую проверку заданий. Конечно, чтобы справляться со всем этим, администратор тоже должен иметь дизайнерские навыки.

Арт-директору невероятно сложно, потому что все его сотрудники всё делают не так, у них куча огрехов. И важно научиться бить себя по рукам, чтобы давать другим эти ошибки найти и исправить. Нужно найти в своей команде людей, которым можно доверить часть этой работы.

Владимир Зимин,
директор по продуктам в Selfit

Но всё это общие рекомендации. Рассмотрим, как грамотно выстраивать работу в команде, чтобы всё успевать, детально.

Кадр: фильм «Волк с Уолл-стрит»

У эффективного руководителя всегда есть план ― на день, на неделю и на весь проект. Включаясь в работу, вы должны заранее знать, какие задачи будете решать сегодня, а в конце рабочего дня ― подводить итоги по сделанному. Для успешного планирования у каждой задачи должны быть:

  • приоритет;
  • сроки выполнения;
  • ответственный;
  • чётко определённые соисполнители;
  • список необходимых для выполнения задачи ресурсов.

Создайте иерархию ― если задача большая, разбивайте её на подзадачи. И не забывайте, что в обязанности руководителя проекта входит ещё и эффективное распределение обязанностей внутри дизайн-команды. Следите, чтобы ваши коллеги не были перегружены и не выгорели, ― заранее спрашивайте, сколько рабочих часов они готовы потратить на задачу.

При долгосрочном планировании можно использовать roadmap или, как это ещё называют, дорожную карту проекта ― визуализацию этапов работы в виде инфографики, где прописана последовательность работ и дедлайны. Но при непосредственном выполнении задач продуктивнее будет распределять время и задачи более гибким способом с помощью специальных приложений-планеров. О них мы расскажем в конце статьи.

Этот метод подходит для постановки любых целей ― и личных, и рабочих. Его суть ― любая цель должна быть:

S ― specific ― конкретной.

У цели должны быть определены конкретный результат и все участники, необходимые для достижения этого результата.

Например: создать сайт интернет-магазина, к задаче привлечь двух дизайнеров и разработчика. Возможно, понадобится иллюстратор.

M ― measurable ― измеримой.

Цель должна иметь критерии, по которым будет оцениваться её достижение, ― количественные или качественные.

Например: готовый прототип сайта должен содержать 10 страниц, включая главную, и иметь две версии — в десктопном и мобильном разрешении.

A ― achievable ― достижимой.

Нужно убедиться, что цель является реалистичной и на пути её достижения не стоит никаких ограничений: финансовых, временных, в ресурсах. Если ограничения есть, то сначала нужно их устранить или обговорить с заказчиком.

Например: заказчик хочет, чтобы сайт был доработан за две недели. Просчитав трудозатраты, вы понимаете, что не имеете достаточно человеческих ресурсов для выполнения задачи. Заказчику нужно предложить решение: увеличить сроки или же бюджет — чтобы была возможность нанять дополнительных подрядчиков.

R ― relevant ― значимой.

Достижение цели должно принести выгоду конкретному проекту или компании в целом.

Например: вы можете взять проект за меньшую стоимость, нежели обычно, но компания, с которой вы будете работать, обеспечит хороший кейс в портфолио.

T ― time bound ― ограниченной во времени.

Для каждой цели должен быть определён календарный дедлайн или количество отведённых на неё рабочих дней.

Здесь всё ясно. Дедлайны ― это главное в тайм-менеджменте.

Для меня SMART ― палочка-выручалочка на все времена. Это касается как очевидных кейсов ― ставим новую задачу, значит, она должна быть достижимой, измеримой и так далее по аббревиатуре, ― так и старта нового продукта. Здесь, казалось бы, мы ещё не можем ни изменить ничего, ни назвать конкретные сроки — продакту приходится работать с дикой неопределённостью. Но когда проект начинает приобретать очертания, SMART выступает в роли чек-листа, с которым можно сверяться и оценивать свой прогресс. Мы достигли точки, когда можем конкретно формулировать продуктовые задачи? Отлично. Мы должны научиться измерять результаты? Супер. У нас проблема с тем, что мы ставим себе нереалистичные задачи? Это тоже хорошая точка роста.

Алексей Бородкин,
продакт-лид Ozon

По методу SMART нужно ставить как цель самого проекта, так и цели для отдельных его этапов. SMART-цели помогут гораздо эффективнее планировать время ― каждая задача будет поставлена конкретно, с показателями, которых нужно достичь, и с дедлайном.

Более подробно о распределении задач по методу SMART читайте в нашей статье.

Этот метод поможет более эффективно управлять уже поставленными задачами. Scrum предлагает разбивать работу по проекту на небольшие отрезки ― спринты.

Методология превращает управленческое «барахтанье в море неопределённости» в последовательное движение от одного шага к другому. В моей команде пять дизайнеров, все они работают на аутстаффе в трёх проектах. И команды всех трёх проектов работают по Scrum.

Владимир Сайков,
дизайн-лид Pinkman

Каждый спринт может включать одну или несколько смежных задач и длится от одной до четырёх недель. По результатам спринта команда должна предоставить законченное решение. Сначала это решение обсуждается внутри команды,
а затем ― передаётся заказчику.

Последующие этапы разработки и дедлайны корректируются в соответствии с результатами спринта и полученной обратной связью от заказчика. Например,
при разработке дизайна сайта можно выделить такие этапы-спринты:

  • визуальная и UX-концепция для презентации заказчику;
  • прототип главной страницы;
  • прототипы продуктовых страниц;
  • дизайн главной страницы;
  • дизайн продуктовых страниц;
  • дизайн адаптивной версии;
  • вёрстка;
  • передача вёрстки и поясняющего документа разработчикам.

Мы пришли к такой конфигурации: product owner обозначает приоритеты по разработке и говорит, что пойдёт на ближайший груминг. Далее дизайнеры проектируют макеты, если необходимо, устраивают демо для всей команды и к грумингу приносят их на оценку. Потом макеты идут в разработку. Что-то обрезается, что-то добавляется. И так каждый спринт. Со временем дизайнеры понимают, как устроен процесс, и сами следят за его поддержанием. То есть я как дизайн-лид трачу меньше сил на удержание процессов и могу заниматься другими важными делами.

Владимир Сайков,
дизайн-лид Pinkman

По каждому этапу ставятся предварительные дедлайны, но они корректируются в зависимости от результатов спринта. Например, вы совместно с командой разработали прототип главной страницы, но заказчик решил добавить ещё пару пунктов в ТЗ ― соответственно, сроки сдачи остальных прототипов сдвигаются, а с заказчиком согласовываются новые дедлайны.

Отслеживание прогресса при Scrum-подходе обычно происходит на маркерной доске, которая висит в студии на видном месте. Поле делится на три колонки ― «Запланировано», «В работе» и «Сделано». При этом приоритетные задачи располагаются сверху. Такой способ наглядно показывает прогресс и позволяет экономить время, распределяя задачи по важности сразу в момент внесения.

Работа с маркерной доской заимствована из японского метода управления разработкой Kanban. Суть этого метода можно кратко описать так — «точно в срок». Задачи по мере поступления заносятся в отдельный список, откуда каждый разработчик может извлечь нужную, сам же процесс работы над проектом прозрачен для всех членов команды.

Главная задача продакта или арт-директора ― эффективная коммуникация с командой и заказчиком. И многие арт-лиды отмечают, что именно переговоры отнимают больше всего времени. Поэтому мы собрали рекомендации, которые позволят сделать переговоры и брейнштормы наиболее продуктивными:

  1. Готовьте заранее чек-лист созвона или брейншторма. Зафиксированная по пунктам повестка переговоров ― гарантия того, что вы обсудите только запланированные вопросы, без перескакивания на другие темы. И ничего не забудете.
  2. Не превращайте совещание в обсуждение идей. Очень хочется перейти к предложениям нового, когда перечень из вашего чек-листа встречи закрыт. Но ваша задача ― получить обратную связь по проекту и проработать пожелания заказчика. Если тратить время на обсуждение улучшайзинга, даже не доведя проект по ТЗ до конца, то переговоры могут затягиваться на часы и при этом вряд ли быть эффективными.
  3. Регламентируйте время. Как правило, после часа переговоров участники уже фокусируются на задачах не настолько, чтобы быть максимально продуктивными. Отводите на переговоры или брейнштормы фиксированное время.
  4. Составляйте письменное резюме встречи. По итогам резюме корректируйте сроки и назначайте ответственных на новые задачи. Также краткое саммари совещания можно отправить коллегам, а при переговорах с заказчиком такие записи помогут ничего не забыть
Кадр: фильм «Линкольн для адвоката»

А что делать, если время вышло, но вы успели разобрать не всё, что было внесено в ваш план? С опытом вы будете понимать, сколько времени отводить на обсуждение той или иной задачи. Если осталась лишь пара небольших вопросов, можно немного задержаться и проговорить их. Но если незакрытыми осталось большее количество тем ― вероятно, вы взяли слишком большой объём для одного обсуждения, лучше перенести оставшееся на следующий раз.

Для эффективного тайм-менеджмента важно планировать не только рабочее, но и личное время. Конечно, в идеале нужно включать в свою жизнь физическую или творческую активность ― чтобы переключаться и не выгорать. Но если это пока недоступно, то начните строго регламентировать свои рабочие часы.

У меня есть правило. Кто бы мне ни писал в мессенджеры в пятницу вечером ― это всё откладывается до понедельника. Потому что я понимаю, что если сейчас полезу в эту переписку, то буду торчать в телефоне, хотя надо играть с сыном. Поэтому в выходные я стараюсь решать рабочие вопросы, только если они запланированы. Также я стараюсь загонять в рамки свой
календарь ― например, с 9 до 19 у меня рабочее время для встреч. Всё остальное очень редко и по договорённости.

Владимир Зимин,
директор по продуктам в Selfit

Это позволит не только восстанавливаться и отдыхать, но и работать более продуктивно. Если вы знаете, что вам нужно закрыть задачу ровно до 19:00, то вы будете меньше отвлекаться на мемы с котиками, проверку соцсетей или второстепенные, «более простые» задачи.

Работа продуктового дизайнера или арт-директора может быть довольно нервной, предполагает присутствие в офисе и много времени за компьютером. Поэтому особенно важно переключаться. Психолог и консультант по вопросам продуктивности Питер Шаллард считает, что если вы не умеете забывать о рабочих проблемах во время отдыха, то эти проблемы будут только множиться, потому что вы скоро потеряете продуктивность. И вот как он предлагает отдыхать от дел:

  1. Забывайте о рабочих задачах, когда переступаете порог дома. В крайнем случае вы можете уделить полчаса-час обдумыванию рабочих дел, но это не должно занимать весь вечер.
  2. Найдите хобби ― или спортивное, или креативное. Не старайтесь быть в вашем хобби «быстрее, выше, сильнее». Занимайтесь им просто в своё удовольствие.
  3. Следите за эмоциональным состоянием. Если после работы вы чувствуете себя усталым и опустошённым, найдите то, что будет вас радовать и наполнять. Это может быть просмотр хорошего фильма, прогулка в парке под аудиокнигу, тёплая ванна с пеной.
  4. Не обсуждайте работу дома. Да, вы можете в паре слов узнать у домашних, как у них дела на работе, но нельзя превращать это в часовые обсуждения рабочих проблем.
  • Trello. Один из самых популярных таск-менеджеров, работающий по принципу канбан-доски. Удобно описывать задачи, подгружать необходимые файлы и добавлять ответственных к каждому пункту плана.
Изображение: страница Trello в Facebook*

Стоимость: начальный план ― бесплатный, и его хватит для небольшой команды до 20 человек. Продвинутые планы ― от 5 долларов за пользователя в месяц.

  • Notion. Крутой сервис, созданный по принципу low-code-платформы. Можно самостоятельно создать рабочее пространство для команды, подгрузив туда список задач, CRM, скрипты и другие инструменты. Плюс ― полностью настраивается под вас. Минус ― интерфейс не переведён на русский, и для работы с сервисом нужно вникнуть в его принципы.
Изображение: Notion

Стоимость: бесплатная версия ― есть лимит на загрузки, количество участников ограничено до пяти человек. Платные версии ― от 5 долларов за пользователя в месяц.

  • Todoist. Удобный планировщик для тех, кому не нравится принцип канбан-досок. В сервисе можно создавать проекты с подзадачами, фильтровать их, отмечать приоритеты, добавлять метки. Заходя в планировщик, вы видите слева список проектов, а справа ― задачи по выбранному. Сервис интуитивно понятен и подойдёт даже новичкам в планировании.
Изображение: Todoist

Стоимость: бесплатно ― до пяти человек в команде и до пяти активных проектов. Платный аккаунт ― от 229 рублей в месяц.

  • Asana. Сервис для стратегического управления задачами. Каждый участник команды видит свои задачи и дедлайны, а продакт или арт-директор может наблюдать за общим ведением проектов. На главной странице отображены планы и текущие этапы выполнения задач. Asana может показаться немного сложным для тех, кто впервые столкнулся с планировщиками, но через некоторое время в нём полностью осваиваешься.
Изображение: Asana

Стоимость: базовый тариф с довольно объёмным набором функций ― бесплатно. Платные тарифы ― от 10,99 доллара в месяц за пользователя.

  • «Битрикс24». Российское решение для постановки задач ― можно настраивать его как канбан-доску или стандартный планировщик. Удобное и интуитивно понятное приложение с функцией «Живая лента», которая работает по принципу ленты новостей, как в соцсетях.
Изображение: «Битрикс24»

Стоимость: бесплатно ― с размером хранилища до 5 ГБ. Платные тарифы начинаются от 1990 рублей в месяц.

Тайм-менеджмент для арт-директора и продакт-дизайнера очень важен. Ведь именно от руководителя проекта зависит работа команды ― качество коммуникации и эффективность выполнения задач. Ошибки в расписании этапов, совещаний, в расчётах сроков выполнения всего проекта ведут к тому, что дедлайны горят у всей команды. Если научиться грамотно выстраивать рабочий процесс, то команда будет быстрее и продуктивнее работать, развиваться и брать всё более сложные проекты. И это будет во многом ваша заслуга.

* Решением суда запрещена «деятельность компании Meta Platforms Inc. по реализации продуктов — социальных сетей Facebook* и Instagram* на территории Российской Федерации по основаниям осуществления экстремистской деятельности».

Научитесь: Тайм-менеджмент Узнать больше