Rivalry2

HTML Diff

1 added 1 removed

Original 2026-01-01

Modified 2026-03-10

1 <p>Программные роботы получают всё более широкое распространение, поскольку они позволяют значительно сократить время на выполнение трудоёмких задач. Справляются ли они с бухгалтерией и финансами - направлениями, где самое важное - это точность и корректность данных? Рассмотрим на девяти примерах из практики компаний.</p>

2 <p>Роботизированная автоматизация процессов или RPA - это программные роботы, которым не нужны перерывы на кофе, они не устают и не теряют концентрацию после того, как решили сотую по счёту математическую задачу, справившись до этого с 99 такими же. Другими словами, RPA отлично подходит для тех утомительных задач, которые часто встречаются в работе финансового и бухгалтерского отделов.</p>

3 <p>На протяжении многих лет компании пытаются найти способ, как улучшить положение дел в этих отделах с помощью корпоративных систем, инструментов отчётности и временных мер, направленных на устранение повторяющихся действий, совершаемых вручную.</p>

4 <p>Мнение Джереми Дина, руководителя RPA в бухгалтерской компании Mazars в США: "К сожалению, эти способы решали множество других проблем, но никак не помогали устранить две основные, которые существуют в финансах и бухгалтерии. Первая - как загружать данные в системы, а вторая - как провести "закрытие месяца". Сейчас многие осознают, что автоматизация решает эти две проблемы".</p>

5 <h2>КАК РАБОТАЕТ RPA</h2>

6 <p>Чтобы уменьшить количество ошибок и выполнять повторяющуюся объёмную работу, RPA использует также возможности искусственного интеллекта. Преимущество RPA в том то, что не нужно автоматизировать весь процесс целиком, а лишь определённые части многоэтапного процесса.</p>

7 <p>Деннис Гэннон, вице-президент консультационного направления компании Gartner говорит, что для автоматизации наиболее пригодны процессы, основанные на правилах. Здесь RPA даёт быстрые результаты и выступает в качестве цифровой клейкой ленты.</p>

8 <p>"RPA хорошо справляется с "узкими местами", которые возникают в трудоёмких процессах, где требуется множество часов ручного труда", - сказал Гэннон.</p>

9 <p>Он говорит, что, скорее всего, RPA получит широкое распространение как средство автоматизации процесса "от покупки до оплаты". Начав с данных операций, финансовые отделы смогут зафиксировать первые результаты и получить обратную связь о том, что работает хорошо, а затем приступить к другим задачам, которые также легко автоматизировать.</p>

10 <p>Что касается страхов остаться без работы из-за автоматизации, то в таком случае важно подключать сотрудников финансовых отделов на RPA-проекты, чтобы снизить их опасения и позволить им обнаружить новые перспективы. Начать можно с того, что управляющие проектов будут на пару дней в месяц вовлекать сотрудников в процессы автоматизации, чтобы они практиковались вводить новых роботов в производственную среду. В течение оставшегося времени они будут подмечать, как работает робот, и определять любые ограничения и проблемы при его использовании. Это откроет для них другие направления для автоматизации их работы.</p>

11 <p>RPA состоит из программных роботов, которые представляют собой шаблоны из многократно повторяющихся действий. Робот подражает обычным для человека функциям: чтение текста в приложении, копирование информации и перенос её в другое приложение. Чтобы создавать, следить, управлять, повторно использовать и сохранять роботов и произведённые ими действия, IT-отделы используют RPA-платформы.</p>

12 <p>Самые простые роботы фиксируют механические действия человека и копируют их. Это в каком-то роде образец, на его основе разработчик создаст более сильного робота, который не сломается, если немного поменять экран приложения. Часто роботы дополняются другими технологиями искусственного интеллекта. Например, чтобы переносить текст с бумажного документа, используется оптическое распознавание символов (OCR), а чтобы сопоставить поля в счёте с полями в приложении - машинное обучение. Такое объединение иногда называют интеллектуальной автоматизацией процессов.</p>

13 <p>RPA также дополняет ряд других технологий. Иногда IT-отделы используют low-code/no-code фреймворки, чтобы создавать легкие автоматизации, которые реализуются как код, платформы управления API или модель "платформы как услуги", что обеспечивает прямое взаимодействие, которое работает гораздо быстрее, чем RPA. Однако у RPA есть доступ к любому приложению, доступному человеку, и в этом его преимущество перед другими технологиями.</p>

14 <h2>СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ RPA</h2>

15 <p>Компании доверяют роботам решение специфических задач в рамках крупных процессов. Они могут:</p>

16 <ul><li>получать доступ к приложениям;</li>

17 <li>принимать решения на основе правила если/то;</li>

18 <li>перемещаться по приложениям;</li>

19 <li>писать и отправлять электронные письма;</li>

20 <li>считывать структурированные данные из документов;</li>

21 <li>открывать файлы и вложения;</li>

22 <li>копировать и вставлять информацию.</li>

23 </ul><p>Ниже приведены девять реальных случаев применения RPA в финансах и бухгалтерском учёте.</p>

24 <h2>1.АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ</h2>

25 <p>Внедрение RPA трудно масштабировать. Одна из сложностей состоит в том, чтобы позволить финансовым отделам легко создавать новых роботов, но этот процесс должен иметь определённые рамки.</p>

26 <p>"Чтобы решить эту проблему, компания Hewlett Packard Enterprise (HPE) создала централизованную бот-инфраструктуру", - рассказывает Сандип Сингх, руководитель отдела финансового контроля и качества и RPA CoE многонациональной IT-компании, расположенной в городе Сан-Хосе в Калифорнии. Его команда создала бот-платформу на базе WorkFusion, что упрощает процесс развёртывания автоматизации, позволяет создавать роботов, отслеживать и получать сведения об ошибках. Сотрудники создали фреймворк для внутреннего управления, чтобы все заинтересованные стороны могли получать данные об аудите, бизнес-комплаенсе, IT и финансах.</p>

27 <p>Сингх говорит: "Это удобно как руководителям, так и внешним аудиторам, поскольку позволяет внимательно следить за происходящим. Мы постоянно работаем над тем, чтобы никакая информация не прошла мимо нас".</p>

28 <h2>2.СВЕРКА СЧЕТОВ</h2>

29 <p>Сверка счетов между системами необходимое, но крайне скучное занятие.</p>

30 <p>По словам Сингха, использование RPA принесло HPE наибольшую пользу, так как улучшило ведение журналов и последующую за этим сверку счетов. Эти процессы завязаны на комплаенсе, занимают много времени и включают в себя отличные по своему уровню операции. Например, у разных подразделений внутри структуры HPE существуют свои шаблоны процессов и порядки рассмотрения. Какие-то из этих процессов могут включать в себя функции в рамках ERP-системы. Другие должны соответствовать как требованиям подлинности сделок со стороны аудита и комплаенса, так и требованиям бизнеса к процедурам утверждения и пороговым суммам.</p>

31 <p>Перед командой Сигха стояла сложная задача найти правильный баланс между специфическими требованиями бизнеса и строгими правилами аудита и комплаенса, что привело к оптимальному решению, которое возможно автоматизировать с помощью RPA.</p>

32 <p>"В то время как требования бизнеса не так строги и обсуждаемы, и здесь возможно импровизировать, то с бухгалтерским учётом и компаенсом нужно обращаться крайне деликатно", - говорит Сингх.</p>

33 <h2>3.ОБРАБОТКА СЧЕТОВ</h2>

34 <p>Обработка счетов-фактур - это еще одно примечательное направление для автоматизации.</p>

35 <p>Каждый месяц бухгалтеры HPE обрабатывают значительные объёмы бумажных счетов-фактур. Они также ответственны за их регистрацию для последующей обработки платежей. Проблемы здесь возникают из-за разных форматов счетов-фактур, качества отсканированных документов и использования других языков в них. В компании объединили технологию оптического распознавания символов и модули WorkFusion для машинного обучения, чтобы сгладить проблемы формата и качества изображения.</p>

36 <p>Технология оптического распознавания символов помогает преобразовать изображения в последовательный текстовый формат, а затем машинное обучение использует исторические правила, чтобы определить, как информация из счета-фактуры вносится в финансовое приложение. В компании HPE автоматизация также используется для внесения извлечённых данных в систему SAP Ariba для управления закупками.</p>

37 <h2>4.ОБРАБОТКА ЗАКАЗОВ</h2>

38 <p>В зависимости от источника заказа, отличается и сам формат документа.</p>

39 <p>Джереми Дин считает, что автоматизация ускоряет обработку заказов и исключает человеческий фактор.</p>

40 <p>Принцип действий здесь схож с обработкой счетов-фактур: технология оптического распознавания символов считывает данные с бумажного носителя, а машинное обучение переносит их в систему. Например, Дин работал над одним проектом для пивоварни, где хотели автоматизировать создание заказов в программе SAP. Их робот получал входные данные в двух разных форматах, проверял полноту введённых данных, затем настраивал в SAP корзину для покупок и отправлял запрос на подтверждение заказа.</p>

41 <h2>5.ИСПРАВЛЕНИЕ НЕТОЧНОСТЕЙ</h2>

42 <p>Как только ошибочная информация попадает в экосистему данных предприятия, она тут же распространяется по всем системам и хранилищам данных. Последующая чистка и корректировка потребует значительных усилий.</p>

43 <p>Дин уже работал над несколькими проектами. Суть в том, что автоматизация сканирует данные, чтобы быстро и эффективно провести корректировку и выявить ошибки, отправляя их затем на рассмотрение сотрудникам. Обнаружив правильные данные, робот программным способом меняет всю остальную информацию в системе.</p>

44 <p>Например, Дин работал над одним проектом для логистической компании, где RPA помогала определять неточности между ERP-системой и инструментами отчётности. Для оценки степени расхождения, робот использовал разные правила, чтобы определить, связаны ли возникшие проблемы с исходными данными или они появились уже в готовых отчётах. Конечное решение помечается для рассмотрения и утверждения сотрудником. Робот внесёт изменения с систему, как только их утвердит сотрудник. Такой подход повышает качество данных во всех системах компании.</p>

45 <h2>6.РАБОТА С ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ</h2>

46 - <p>Внесение денежных средств - важная функция в ходе обработки дебиторской задолженности. Здесь возникает множество ошибок, например, когда деньги у��одят на другой счёт или проводятся по неправильным счетам и счетам-фактурам.</p>

46 + <p>Внесение денежных средств - важная функция в ходе обработки дебиторской задолженности. Здесь возникает множество ошибок, например, когда деньги уходят на другой счёт или проводятся по неправильным счетам и счетам-фактурам.</p>

47 <p>В финансовый отдел HPE поступает огромный поток платежей от клиентов из более, чем 50 стран мира. Все начинается с банковских выписок, которые предоставляются в необходимом формате. Затем их разносят по соответствующим счетам конкретного отдела или группы. RPA помогает автоматизировать считывание информации из выписок и вносить данные в конкретные поля в программу по работе с дебиторской задолженностью.</p>

48 <p>Сингх рассказывает, что разные форматы, языки и отсутствие определённой информации в выписках стало проблемой для HPE, так как усложняло работу аналитиков по дебиторской задолженности. Решением стала RPA разработка, где используется нечёткая логика, чтобы улучшить распознавание данных, и машинное обучение, позволяющее избежать повторения предыдущих ошибок. Как следствие, возросла точность в процессе внесения денежных средств, и значительно сократилось время обработки.</p>

49 <h2>7.ОБЕСПЕЧИТЬ СОБЛЮДЕНИЕ КОНТРАКТНЫХ УСЛОВИЙ</h2>

50 <p>В комплаенсе особенно важно, чтобы поставщики придерживались оговоренных ранее условий. И это ещё один замечательный аргумент в пользу RPA. Например, с его помощью, сотрудники контрактного отдела в HPE автоматизируют множество операций, связанных с исполнением контрактных обязательств.</p>

51 <p>Сингх определяет эту работу как крайне обременительную и скучную, которая к тому же выполняется вручную.</p>

52 <p>Используя технологию обработки естественного языка, робот сканирует все контракты и заказы на поставку и извлекает необходимую информацию по скидкам, перерасчётам и неустойкам. Затем робот сравнивает эти данные с данными из ERP-системы компании, чтобы выявить пробелы и неточности.</p>

53 <h2>8.ОТЧЁТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ</h2>

54 <p>Рассмотрим, как еще можно применить RPA.</p>

55 <p>Маниш Чоула, заместитель директора по управлению эффективностью бизнеса в международной консалтинговой компании Protiviti, говорит, что многие компании автоматизируют создание отчётов о прибылях и убытках, особенно те из них, где необходимо представлять такие отчёты руководству ежедневно.</p>

56 <p>Как и в ранее приведённых примерах, RPA позволяет сильно уменьшить количество повторяющихся, трудоёмких и выполняемых вручную задач для того, чтобы сотрудники финансового отдела могли сосредоточиться на создании отчётов о прибылях и убытках, что является приоритетным направлением их деятельности. Многие компании значительно сокращают время на обработку отчётов и предоставляют ранний доступ к ним, но при этом с гораздо более точными данными.</p>

57 <h2>9.УПРАВЛЕНИЕ ДАННЫМИ В НЕСКОЛЬКИХ СИСТЕМАХ</h2>

58 <p>Часто сотрудникам финансовых отделов требуется управлять данными, которые находятся в разных системах. Автоматизация улучшает управление данными в этих системах и позволяет учитывать правила их перемещения.</p>

59 <p>Джереми Дин говорит, что IT отделы могут настроить финансовых роботов таким образом, чтобы они реагировали на определённые события в системах, либо чтобы они могли запускаться на фиксированное время, когда необходимо завершить процесс.</p>

60 <p>Дин принимал участие в разработке решения для одной компании, оказывающей банковские и страховые услуги. Цель была - улучшить процесс управления основными данными и ведения финансовых счетов. Например, его команда автоматизировала три направления работы бэк-офиса, связанных с арестом активов клиентов по исполнительному производству. Это упростило запуск операции, в ходе которой открывается доступ к различным базам данных и замораживаются суммы на различных счетах и двух различных банковских системах с минимальным привлечением сотрудников. Они, тем временем, могут сосредоточиться на более сложных задачах, таких как анализ и внесение новых данных.</p>

61 <p><em>За подготовку материала выражается благодарность<a>специалистам из компании NFP</a>.</em></p>